Microsoft Copilot Dashboard: interpretación de métricas
Microsoft Copilot Dashboard ayuda a realizar un seguimiento de la transformación de la IA con Copilot en las organizaciones.
Especialmente al principio de esta transformación, cuando el volumen de uso está en pleno crecimiento, es importante recordar que Copilot probablemente no será el único responsable de las diferencias métricas mostradas en el cuadro de mando. Múltiples factores organizativos, como la estacionalidad cambios de rol o cambios organizativos, pueden influir en las mismas.
Buenas prácticas
Existen 4 buenas prácticas a tener en cuenta para aumentar el valor del cuadro de mando:
- Considerar factores organizativos además de Copilot: Hay un montón de factores que pueden influir en los cambios de las métricas, además del propio Copilot. Al interpretar los resultados, hay que considerar otros factores que puedan estar impulsando los cambios. Básicamente, el contexto empresarial es crucial a la hora de interpretar los resultados de cada métrica. Por ejemplo, asistir a más reuniones puede ser beneficioso para algunos roles o funciones, mientras que asistir a menos puede ser más ventajoso para otros.
- Haz un seguimiento de dónde se han distribuido las licencias de Copilot: Con esto en mente, identifica dónde y cómo se han distribuido las licencias de Copilot, de modo que los factores organizativos puedan identificarse con mayor claridad. Los eventos estacionales, como los finales de trimestre en Finanzas, o los lanzamientos de productos y conferencias en Marketing, pueden impulsar la colaboración. Por el contrario, las vacaciones pueden reducir los niveles de colaboración. Del mismo modo, cambios en políticas como la vuelta a la oficina pueden alterar estas métricas.
- Conserva las licencias durante 2-3 meses: Como toda nueva tecnología, los empleados utilizarán mejor las funciones a medida que aumente su uso. Hay que dejar pasar 2-3 meses tras la adopción, según las investigaciones de Microsoft y se recomienda no transferir licencias entre usuarios.
- Examina el análisis detallado para comprender los cambios en la forma de trabajar: Trabaja con las plantillas de Viva Insights para proporcionar análisis más detallados, desde Impact Explorer para estimar las implicaciones de la colaboración hasta Recurring Meeting Audit para ayudar a comprender si las costosas y largas reuniones recurrentes en su organización merecen la pena. En general, los flujos de trabajo son el producto de muchas entradas y salidas complejas, y son tan diversos como las organizaciones de las que forman parte. Como tal, la misma métrica puede aumentar o disminuir con el uso de Copilot. Las organizaciones deben tener en cuenta los contextos de los equipos para comprender las razones específicas de los resultados de los cuadros de mando, y cuáles podrían ser de aplicación general.
RESUMEN: Reuniones
Total de reuniones
¿Por qué puede haber aumentado esta métrica? Las investigaciones demuestran que las reuniones pueden ayudar a los empleados a generar ideas, encontrar soluciones y conectarse socialmente. El total de reuniones puede aumentar debido a una mayor colaboración que se produce a través de reuniones, o más reuniones realizadas en Microsoft Teams (tal vez para Copilot). Las funciones de Copilot, como la redacción de agendas de reuniones, la puesta al día durante las mismas y la toma de notas y elementos de acción automatizados, pueden mejorar la planificación y el desarrollo de las reuniones al centrar el compromiso del grupo en el contenido de trabajo relevante.
¿Por qué puede haber disminuido esta métrica? Demasiadas reuniones pueden causar fatiga. Una disminución puede indicar que se está optimizando el número de reuniones. Las funciones de Copilot, como los resúmenes de las reuniones en los que se pueden consultar temas y opiniones, pueden reducir la necesidad de reuniones de seguimiento. Las funciones de Copilot para redactar comunicaciones por correo electrónico y chat también pueden hacerlas más eficientes, lo que puede sustituir a algunas reuniones.
Horas de reunión
¿Por qué puede haber aumentado esta métrica? Los estudios demuestran que las reuniones eficaces aumentan la satisfacción y la productividad de los empleados. Un aumento en las horas de reunión puede indicar que las reuniones se están volviendo más valiosas, con tiempo dedicado a un compromiso más profundo sobre los temas. Las funciones de Copilot, como las consultas sobre temas durante las reuniones, identifican puntos relevantes para el debate en la reunión.
¿Por qué puede haber disminuido esta métrica? Pasar demasiado tiempo en reuniones puede tener un impacto negativo en las actitudes laborales. Una disminución de las horas de reunión puede indicar una mayor eficiencia. Las funciones de Copilot, como la redacción de órdenes del día, la toma de notas y los puntos de acción, pueden ayudar a reducir el tiempo necesario para aclarar los objetivos, las conversaciones sobre los objetivos y los resultados. Esto puede reducir la duración de algunas reuniones.
Asistencia a reuniones
¿Por qué puede haber aumentado esta métrica? Las investigaciones demuestran que asistir a determinadas reuniones es importante para el compromiso, la toma de decisiones o la moral. Un aumento de las reuniones a las que se asiste puede indicar que Copilot está permitiendo a la gente asistir a más reuniones al mejorar la flexibilidad horaria. Las funciones de Copilot como ponerse al día cuando se entra tarde, comprobar la comprensión durante las reuniones y aclarar los puntos de acción hacia el final de las reuniones pueden proporcionar la confianza de que se puede entrar en una reunión en cualquier momento y mejorar los flujos de trabajo de las reuniones.
¿Por qué puede haber disminuido esta métrica? Demasiadas reuniones pueden causar fatiga, y no todas las reuniones son igual de relevantes. Una disminución de las reuniones a las que se asiste puede indicar que la asistencia a las reuniones está siendo optimizada tanto por los organizadores como por los asistentes. Las funciones de Copilot, como los resúmenes, pueden ayudar a los asistentes a elegir a qué reuniones es más importante asistir en directo y a cuáles pueden ponerse al día. También dan confianza a los organizadores o presentadores de que su contenido puede distribuirse a una gran audiencia sin necesidad de asistir en directo.
Horas de reunión conflictivas
¿Por qué puede haber aumentado esta métrica? Aunque las reuniones pueden ayudar a crear un entendimiento compartido entre los asistentes, no todas las reuniones son relevantes para todos. Las reuniones conflictivas pueden aumentar, ya que los empleados pueden hacer doble reserva y recurrir a los resúmenes de Copilot puede ayudarles a priorizar a cuáles asistir, a ponerse al día cuando llegan tarde y a realizar un seguimiento de los elementos de acción.
¿Por qué puede haber disminuido esta métrica? Las reuniones ineficaces o irrelevantes erosionan el compromiso y aumentan la frustración. Una disminución de las horas de reunión conflictivas puede deberse a una mayor eficacia de las reuniones o a una mayor eficacia de los métodos de colaboración alternativos. Loa resúmenes de Copilot pueden ayudar a los empleados a priorizar cuáles aceptar e identificar los elementos de acción relevantes, lo que puede reducir la necesidad de reuniones de seguimiento.
Horas de reunión multitarea
¿Por qué puede haber aumentado esta métrica? Las investigaciones demuestran que la multitarea durante las reuniones puede aumentar la productividad en algunas circunstancias. Un aumento puede indicar que las personas son más capaces de identificar el contenido relevante de la reunión mientras realizan varias tareas a la vez. Las funciones de Copilot, como la puesta al día de contenido perdido, las alertas de menciones de personas y la comprobación de elementos de acción, ayudan a las personas a gestionar su carga de trabajo al tiempo que confían en que pueden centrar su atención en los temas relevantes de la reunión.
¿Por qué puede haber disminuido esta métrica? La multitarea excesiva puede provocar fatiga y falta de compromiso. Una disminución puede indicar que las personas están más comprometidas con las reuniones a las que asisten, y también que eligen no asistir a reuniones que pueden tener poca relevancia para ellos. Los resúmenes de Copilot pueden ayudar a los empleados a priorizar las reuniones relevantes, manteniéndose comprometidos durante las reuniones a las que asisten o recapitulando las reuniones.
RESUMEN:: Correos electrónicos y chats enviados
Correos electrónicos enviados
¿Por qué puede haber aumentado esta métrica? Los estudios demuestran que el correo electrónico permite a los empleados colaborar a su propio ritmo. Un aumento en los correos electrónicos enviados puede indicar que los equipos son más capaces de equilibrar el trabajo sincrónico y asincrónico. Copilot ayuda a redactar correos electrónicos de calidad y a resumir hilos de correo electrónico, lo que ayuda a continuar las conversaciones a través del correo electrónico. El aumento de la calidad del correo electrónico también puede sustituir a las reuniones aclaratorias.
¿Por qué puede haber disminuido esta métrica? Demasiados correos electrónicos pueden causar sensación de sobrecarga. Una disminución del correo electrónico puede indicar una mejora de su calidad. Copilot puede redactar correos electrónicos claros que incluyan texto, diagramas, imágenes y encuestas según sea necesario, todo lo cual puede reducir la necesidad de largos hilos aclaratorios.
Chats enviados
¿Por qué puede haber aumentado esta métrica? Los estudios demuestran que los chats permiten una colaboración rápida y sencilla, apoyo social y compromiso. Un aumento en el número de chats enviados puede indicar una mejora en la calidad del chat. Los resúmenes de copiloto, la síntesis y la búsqueda avanzada pueden ayudar a mantener registros de decisiones y razonamientos, mejorando tanto la comunicación rápida en el momento como la comunicación en diferentes zonas horarias.
¿Por qué puede haber disminuido esta métrica? Demasiada actividad en el chat puede resultar abrumadora y afectar a la satisfacción en el trabajo. Una disminución puede indicar un aumento de la eficiencia. Los resúmenes copilotados y las capacidades de búsqueda en lenguaje natural pueden hacer que el chat sea más eficiente, reduciendo la necesidad de aclaraciones o solicitudes de información redundantes.
Reuniones
Las investigaciones demuestran que las reuniones eficaces pueden ayudar a los empleados a generar ideas, encontrar soluciones y conectar socialmente. El número y el tiempo dedicado a reuniones en cualquier organización dependerá de múltiples factores, como la cultura de trabajo específica, la fase del proyecto, las preferencias individuales y la necesidad de trabajo interdependiente. Por ejemplo, un estudio de directores generales reveló que asisten a unas 37 reuniones a la semana, mientras que los empleados medios pueden asistir a entre 14 y 18, con grandes variaciones.
Total de reuniones
Medida: Número total de reuniones en las que una persona organiza, acepta o participa.
Horas de reunión
Medida: Número de horas que una persona pasa en reuniones con al menos otra persona durante y fuera del horario laboral.
Aumento: Los órdenes del día previos a las reuniones y los resúmenes durante las reuniones de Copilot pueden ayudar a reducir la carga que supone la organización de reuniones, al tiempo que mantienen a los participantes comprometidos con el debate.
Además, gracias a las aclaraciones de los elementos de acción, los participantes pueden salir de las reuniones con una comprensión clara de sus responsabilidades, lo que reduce la ambigüedad y agiliza la ejecución, como demuestran los resultados de la encuesta, que muestran que a los usuarios de Copilot les resultaba un 84% más fácil tomar medidas después de las reuniones. Por supuesto, los aumentos pueden deberse a un mayor número de reuniones en Teams.
Es importante destacar que estas ventajas pueden lograrse para todas las reuniones aceptadas, tanto si el empleado puede asistir como si no, lo que puede dar lugar a un aumento de las reuniones aceptadas. Por ejemplo, los empleados que no están en la misma zona horaria que los demás pueden utilizar Copilot para resumir las reuniones a las que han faltado.
Esto permite que el tiempo limitado entre zonas horarias que se solapan se reserve para asuntos que requieren asistencia en directo a través de las zonas horarias, mientras que los resúmenes de las reuniones se pueden generar para el resto de las reuniones aceptadas.
Disminución: Demasiadas reuniones pueden causar fatiga y sensación de agobio.
Las funciones de Copilot, como los resúmenes durante las reuniones y el análisis de opiniones, pueden dirigir el tiempo y el compromiso del grupo al contenido de trabajo relevante durante las reuniones, y pueden reducir la necesidad de reuniones adicionales que pueden considerarse perjudiciales para el trabajo o que pueden resolverse por correo electrónico o chat.
Además, con funciones como las consultas durante las reuniones, Copilot puede ayudar a reducir el impacto negativo de comportamientos que históricamente se han identificado como un desperdicio de los recursos del grupo, como llegar tarde a las reuniones. Copilot también hace que la comunicación por correo electrónico y chat sea más eficiente, lo que puede sustituir a algunas reuniones.
Reuniones a las que se ha asistido
Medida: Número de reuniones de equipos a las que ha asistido una persona y que han contado con dos o más asistentes.
Aumento: Participar en reuniones es crucial para alinear expectativas, tomar decisiones como grupo y obtener la aceptación necesaria para implementar soluciones.
Estas necesidades pueden acentuarse a medida que el rápido aumento de los avances tecnológicos y las condiciones cambiantes del entorno exigen una toma de decisiones cada vez más compleja con eficiencia de tiempo. La investigación sugiere que estos requisitos se beneficiarán de las contribuciones de expertos en todas las funciones y de reuniones más frecuentes para una toma de decisiones eficiente.
Los resúmenes de Copilot ayudan a los empleados a ponerse al día rápidamente y a comprender las perspectivas de los demás cuando se incorporan tarde, lo que puede mejorar los flujos de trabajo. Las capacidades que incluyen el mantenimiento de registros y las consultas durante las reuniones, junto con las recapitulaciones durante las reuniones, permiten a los empleados tener un registro de los debates de reuniones anteriores y de las perspectivas de los demás, de modo que puedan ofrecer contribuciones valiosas a los debates, incluso en los casos en que tengan que cambiar de una reunión a otra (y perderse partes de ellas). Estas referencias, programación y notas ayudan a los empleados a asistir a más reuniones, al tiempo que se mantienen al día de su carga de trabajo.
Disminuye: Demasiadas reuniones pueden causar fatiga y afectar a la creatividad, sobre todo porque no todas las reuniones son igual de relevantes. Los resúmenes copiloto pueden ayudar a los empleados a priorizar a qué reuniones deben asistir, proporcionar referencias de reuniones anteriores o incluso de reuniones perdidas para reducir la necesidad de aclaraciones repetitivas o de ponerse al día en reuniones perdidas, y permitir a los organizadores proporcionar puntos clave sin requerir una gran asistencia.
Horas de reunión conflictivas (doble reserva)
Medida: Número de horas de reunión en las que una persona tenía reuniones coincidentes en su calendario. El recuento incluye sólo la cantidad de tiempo que se solapa.
Aumento: Aunque las reuniones pueden ayudar a crear un entendimiento compartido entre los asistentes, no todas las reuniones son relevantes para todos, sobre todo en contextos de trabajo más independientes o en reuniones no planificadas.
Cuando los empleados tienen reuniones que se solapan en sus calendarios, los resúmenes de Copilot pueden ayudarles a priorizar a cuáles asistir, a ponerse al día cuando llegan tarde y a hacer un seguimiento de cualquier elemento de acción. Estas funciones pueden animar a los empleados a aceptar más reuniones que se solapen si ambas son importantes para ellos y a pedir ayuda a Copilot para gestionarlas.
Disminución: Las reuniones ineficaces o irrelevantes erosionan el compromiso y aumentan la frustración. Los resúmenes de Copilot pueden ayudar a los empleados a priorizar cuáles aceptar e identificar los elementos de acción relevantes, lo que puede reducir la necesidad de reuniones de seguimiento.
Horas de reunión multitarea
Medida: Número de horas que una persona pasa enviando o leyendo correos electrónicos o chats, publicando o respondiendo a mensajes de canales de Teams, o visitando canales de Teams durante una reunión o una llamada de Teams.
Aumento: Las investigaciones demuestran que cierta multitarea durante las reuniones puede aumentar la productividad al permitir a los empleados completar tareas, buscar información relevante o tomar notas mientras permanecen atentos al contenido relevante de la reunión. Copilot puede ayudar a los empleados a realizar varias tareas a la vez de forma más eficaz en sus reuniones, como respalda nuestro reciente estudio en el que el 86% de los usuarios Copilot les facilita ponerse al día sobre lo que se han perdido. Más concretamente, las funciones de Copilot hacen posible que los empleados se pongan al día con el contenido que se pierden en las reuniones, vuelvan a participar fácilmente en la reunión a medida que se desarrolla y gestionen su carga de trabajo en medio de múltiples demandas de su atención.
Disminución: Aunque la multitarea moderada durante las reuniones tiene sus ventajas, la multitarea excesiva puede provocar fatiga y falta de compromiso. Los resúmenes copilotados pueden ayudar a los empleados a identificar y priorizar las reuniones relevantes, a obtener los puntos clave y la información de aquellas que se pierden, y a permanecer atentos a los puntos clave durante la reunión. Esto puede reducir la necesidad de realizar varias tareas a la vez que aumenta el compromiso con la reunión.
Correos electrónicos
Correos electrónicos enviados
Medida: Número total de correos electrónicos enviados por usuario.
Aumento: Las investigaciones demuestran que los correos electrónicos permiten a los empleados colaborar a su propio ritmo, lo que aumenta su sensación de flexibilidad (Mazmanian, et al., 2013a; 2013b) y su eficacia en el trabajo.
Copilot ayuda a redactar correos electrónicos de calidad y a continuar las conversaciones a través del correo electrónico, que también puede sustituir a las reuniones aclaratorias
Copilot puede contribuir a que los correos electrónicos sean un modo de comunicación aún más eficaz, ya que ayuda a los empleados a extraer los puntos clave de largas cadenas de correos electrónicos y a redactar correos electrónicos y respuestas de alta calidad con rapidez. Microsoft descubrió que el 85% de los usuarios afirma que Copilot les ayuda a conseguir un buen primer borrador más rápidamente. Con el tiempo, estos correos electrónicos mejor redactados pueden servir como una útil fuente de referencia para decisiones y razonamientos.
Disminución: Demasiados correos electrónicos pueden causar sensación de sobrecarga. Los correos electrónicos pueden ayudar a los empleados a trabajar juntos de forma flexible, pero demasiada comunicación por correo electrónico podría aumentar el estrés, especialmente en trabajos que implican altos niveles de trabajo en equipo.
Copilot puede ayudar a los empleados a evitar el envío de correos electrónicos innecesarios o excesivos ayudándoles a redactar correos electrónicos claros y concisos que incluyan diagramas, imágenes y encuestas. Esto puede reducir la necesidad de correos electrónicos de seguimiento adicionales que a menudo se requieren para aclaraciones cuando se trabaja de forma asíncrona.
Al utilizar Copilot para mejorar la claridad y eficacia de la comunicación por correo electrónico, los empleados pueden ahorrar tiempo y reducir la posibilidad de malentendidos. Microsoft descubrió que los usuarios valoran los correos electrónicos redactados con la ayuda de Copilot casi un 20% más concisos y claros que sin ella (Microsoft, 2023). Como los usuarios pueden ver rápidamente los puntos principales, pueden decidir eficazmente cómo responder, e incluso si deben hacerlo.
Chats
Chats enviados
Medida: Número total de mensajes de chat enviados por usuario.
Aumento: Los estudios demuestran que los chats ofrecen a los empleados una forma rápida y sencilla de comunicarse de manera parecida a la comunicación cara a cara, lo que ayuda a los empleados a sentirse socialmente respaldados y comprometidos con el trabajo, y a los directivos a facilitar un entorno de trabajo productivo y colegiado. El chat también ofrece funciones de gestión de la información, como recordar y guardar información.
Es posible que se envíen más chats a medida que Copilot potencie estos efectos laborales y sociales, suscitando preguntas de seguimiento pertinentes, proporcionando resúmenes de las conversaciones, organizándolas y facilitando la búsqueda de temas específicos en los mensajes de chat. Cuando se combinan con las funciones de ayuda a la redacción, estas características contribuyen a que las conversaciones informales fluyan al tiempo que ayudan a los empleados a no perder de vista las decisiones, ideas y razonamientos, haciendo del chat una herramienta de comunicación aún más cómoda para que los empleados la utilicen con frecuencia.
Disminución: Demasiada actividad de chat puede resultar abrumadora y afectar al trabajo.
Copilot puede ayudar a reducir la necesidad de enviar o responder innecesariamente, ya que las funciones de borrador, resumen y búsqueda avanzada de Copilot pueden ayudar a los empleados a comunicarse con claridad, ponerse al día en las conversaciones de un vistazo y encontrar información rápidamente, reduciendo la necesidad de enviar múltiples chats aclaratorios o redundantes solicitando información que ya se ha discutido.
Métricas de Copilot: temas a considerar
Los datos del lugar de trabajo pueden sacar a la luz perspectivas imprevistas, identificando oportunidades para mejorar el compromiso y la productividad. Las organizaciones productivas y ágiles son el resultado de líderes capacitados para anticiparse a las necesidades de su organización y responder a ellas. Microsoft Viva Insights proporciona visibilidad de las actividades y patrones de colaboración para agilizar la toma de decisiones y mejorar el rendimiento empresarial.
Información basada en el ebook de Microsoft: «Microsoft Copilot Dashboard: Metric Interpretation and Considerations«
