Optimiza el uso de Copilot con un workshop

Esta semana he vuelto a impartir un workshop de Copilot para Microsoft 365 (en inglés) para optimizar el flujo de trabajo de los empleados.

En estos workshops preparo a las organizaciones para el futuro del trabajo con Microsoft Copilot. Mi compi Noé Villar los imparte en castellano y yo en inglés para las empresas que no tienen como único idioma el castellano.

La verdad es que es una experiencia enriquecedora poder acercar a gente de todas partes del mundo a una tecnología tan apasionante como lo es Copilot.

¿Qué explicamos en los workshops de Copilot para Microsoft 365?

Realizamos desde workshops introductorios de dos horas en los que vemos las posibilidades de la inteligencia artificial generativa de Microsoft y como aplicar desde ese momento Copilot de forma efectiva en la empresa; hasta workshops de varios días donde profundizamos en aplicaciones y áreas de la empresa.

• 🚀 Optimiza la Productividad: Descubre cómo Microsoft Copilot, con su tecnología de inteligencia artificial, puede transformar la forma en que tus empleados trabajan en Microsoft 365. Aprenderás a preparar tu organización para aprovechar al máximo esta herramienta.
• 🔒 Seguridad y Cumplimiento: Comprende cómo Copilot cumple con las obligaciones de privacidad y garantiza la protección de datos empresariales confidenciales.
• 🌐 Diseño y Configuración: Exploraremos el diseño de Copilot para Microsoft 365, cómo funciona su índice semántico y cómo puedes personalizarlo mediante conectores de Microsoft Graph. Además, te mostraremos cómo implementar Copilot en tu entorno.
• 🌐 Copilot en las soluciones de Microsoft:
  • Teams
  • Outlook
  • Word
  • PowerPoint
  • Excel
  • Stream
  • Designer
• 🌐 Copilot en las áreas de las organizaciones:
  • Finanzas
  • Operaciones
  • Recursos Humanos
  • Ventas
  • Marketing
  • IT
  • Atención al cliente
• 🔍 Preguntas y Respuestas: Tendrás la oportunidad de aclarar tus dudas y obtener respuestas en tiempo real durante la sesión.

¡No te pierdas esta oportunidad de preparar a tu organización para el futuro del trabajo con Microsoft Copilot!

¿Quieres que te montemos un workshop a medida de tu empresa? Envíame un mensaje con información sobre lo que podemos hacer por tu organización.

¿Porqué es tan importante tener apoyo en la adopción de Copilot?

Copilot para Microsoft 365 es muy potente pero a su vez un nuevo mundo por descubrir.

En mi opinión, este descubrimiento requiere de acompañamiento constante. Copilot puede hacer miles de cosas pero siendo una tecnología tan nueva es difícil conocerlas todas.

Este ejemplo de un CIO que canceló un contrato de Copilot es un perfecto ejemplo de que hay un gran desconocimiento de lo que Copilot puede hacer por los empleados. Pensar que nos tiene que hacer los Powerpoints perfectos y que como «tiene la calidad de las presentaciones de la escuela secundaria» no sirve, es obviar todo lo que Copilot puede hacer por nosotros en PowerPoint. En lo que si que estoy completamente de acuerdo con él es lo relativo a Excel: «ya que lo que permite hacer es lo que la mayoría de las personas que utilizan hojas de cálculo nunca se habrían imaginado o necesitado».

La historia de un CIO que canceló el contrato de Copilot

Los modelos y herramientas de IA a ojos de los investigadores son un éxito. Cuando los clientes de pago prueban esta tecnología en el mundo real, las cosas son distintas. Esto también le pasó a un ejecutivo de TI de una empresa farmacéutica con 500 usuarios de Copilot en el cuarto trimestre de 2023 y el primer trimestre de 2024, según un reciente informe de Morgan Stanley¹ publicado como noticia en Business Insider.

Después de seis meses, el ejecutivo canceló el contrato porque no le encontraba el valor a Copilot. Si una gran empresa farmacéutica no puede ver 180.000 dólares de valor en estas herramientas, es un tema que deberíamos analizar.

«Lo que queda son herramientas que están en la línea de la construcción de ChatGPT en lugar de Word, que creo que es marginalmente útil en el mejor de los casos», dijo el ejecutivo. «La creación de diapositivas con inteligencia artificial generativa, que en este momento tiene la calidad de las presentaciones de la escuela secundaria. Y luego Excel, que, de nuevo, no es realmente algo que la mayoría de las personas que utilizan hojas de cálculo pensarían en usarlo.»

La función de IA de 365 Copilot que el ejecutivo encontró más convincente fue la capacidad de archivar y resumir reuniones de vídeo en la aplicación Teams de Microsoft. Pero dijo que su equipo legal desconfiaba de conservar las transcripciones de las reuniones, por lo que la compañía farmacéutica no utilizó esa función.

Copilot se considera el principal ejemplo de inteligencia artificial en acción en el mundo real.

Copilot va mucho más allá de hacer un PowerPoint

Yo creo que la visión del CIO de la farmacéutica es demasiado parcial para ver el verdadero potencial de Copilot.

Es importante que recordemos que no es un PILOT es un COPILOT. O sea, Copilot no es un piloto, sino más bien un copiloto. Pero, ¿cuál es la diferencia?

• Un piloto es la persona que está al mando de una aeronave, barco o vehículo. Es responsable de tomar decisiones, controlar la dirección y asegurarse de que todo funcione correctamente.
• Un copiloto, por otro lado, es un asistente que trabaja junto al piloto. Su función principal es ayudar al piloto en diversas tareas, como monitorear instrumentos, comunicarse con el control de tráfico aéreo y proporcionar apoyo general. El copiloto también puede tomar el control en caso de que el piloto principal no pueda hacerlo.

Copilot en el contexto de Microsoft 365 se refiere a un asistente o compañero de inteligencia artificial que trabaja junto al usuario, proporcionando sugerencias, ayudando con tareas y complementando la experiencia. A diferencia de un piloto , que toma el control total, un copiloto está ahí para colaborar y asistir, pero no para reemplazar al usuario.

Y esto es el quid de la cuestión. Si esperas que Copilot te haga una presentación sin tu intervención no has entendido bien lo que hace. Es un copiloto que te ayuda y asiste a ser más productivo, más eficiente y a reducir el tiempo dedicado a tareas no productivas. Pero no a hacerte las presentaciones sin tengas que revisarlas.

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Dos ejemplos de uso de Copilot de esta semana que son una locura

Copilot evoluciona todos los días. Todos. Aquí tienes dos nuevas funcionalidades que probablemente desconozcas. Las tomo prestadas de las publicaciones de Madga Teruel («Customer Success Account Manager and Innovation Team Champ en Microsoft España») en LinkedIn. Una estará disponible en octubre y la otra se está desplegando ahora mismo:

Programación de prompts de Copilot para que se ejecuten automáticamente

Hasta ahora, hemos utilizado Copilot «a demanda». Necesitamos pedirle algo, vamos a la aplicación correspondiente y lanzamos la petición. Pero con los Prompts Programados, podrás programar tus prompts para que se ejecuten automáticamente en Copilot Chat en el momento que elijas. ¿Tienes tu prompt «estrella»? Pues haz que se lance cuando tú quieras, y un bonus: encadénalo con cualquier acción de Power Automate 🤯

En el roadmap de Copilot para ver la luz en octubre.

¿Qué son y para qué sirven los Prompts Programados? 📁

1. Automatización: Configura tu prompt para que se ejecute a una hora específica cada día. Adiós a hacerlo manualmente cada mañana.
2. Frecuencia flexible: Decide si quieres que el prompt se ejecute diariamente, semanalmente, o con la frecuencia que prefieras.
3. Ampliación de acciones: Complementa tu flujo de automatización con otras acciones utilizando PowerAutomate. ¡Automatización a otro nivel!

Podrás encontrar esta función pasando el ratón sobre un prompt que ya hayas enviado a Copilot en el chat. Solo selecciona «Guardar y activar», y listo. La información se enviará automáticamente a Power Automate y con un poco más de edición podrás hacer absolutamente lo que quieras.

Importante: Además de licencia de Copilot y necesitarás otra de Power Automate.

Pegar con Copilot en Word

Hay una nueva funcionalidad que se está desplegando ahora mismo y que es muy práctica: 📋 «Pegar con Copilot».

¿Qué es y cómo funciona «Pegar con Copilot»?

1. Copia cualquier texto, de un PDF, página web o documento Word, de donde quieras.
2. Pega el texto copiado en Word (con atajo de teclado o con opción de aplicación) y verás que te aparece la nueva opción «Pegar con Copilot».
3. Elige como quieres manejar el texto, tienes 3 o 4 opciones: Realizar cambios, reescribir automáticamente, visualizar como tabla o visualizar como lista (este último quizá aun no te aparezca).
4. Refina el resultado con prompts adicionales si lo necesitas

Si no quieres que te pase lo del CIO de la farmacéutica, organiza un workshop

Para que no te pase lo que le ha pasado al CIO de esta empresa y para que puedas ver todo el potencial de Copilot para Microsoft 365 te recomiendo un workshop en el que explorar las posibilidades reales que tiene ahora mismo Copilot y como su aplicación en tu empresa puede mejorar la productividad y reducir el tiempo invertido en tareas no productivas.

Un día en mi vida con Copilot

A mi Copilot me ayuda a diario en mi flujo de trabajo. Aquí tienes mi día con Copilot:

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¿Quieres saber más sobre las soluciones de inteligencia artificial generativa de Microsoft? En DQS/ te asesoramos. ¿Por qué no nos preguntas cómo podemos ayudarte?

La información de las publicaciones de Madga Teruel en LinkedIn las puedes encontrar aquí: «Copilot: podremos programar prompts para que se ejecuten automáticamente» y «Pegar con Copilot 📋en Word«.

1. Esto está relacionado con el informe de 31 páginas de Goldman Sachs («Gen AI: Too Much Spend, Too Little Benefit?«) que es la crítica más dura a la inteligencia artificial generativa que se ha publicado hasta ahora. ↩︎