Migración de datos de Dynamics 365 Sales a Dataverse
A partir del primer trimestre de 2024, los datos de inteligencia de conversación de D365 Sales se migrarán desde su ubicación actual de almacenamiento (proporcionada por Microsoft) a la organización Dataverse de cada cliente.
Esto significa que podrán beneficiarse de los más altos estándares de gestión de datos, como el cifrado de datos con clave administrada por el cliente («Customer Managed Key» – CMK) y la gestión de datos de cliente con Lockbox.
- «Customer Managed Key« (CMK): Los clientes tienen requisitos de privacidad y cumplimiento de la normativa para proteger sus datos cifrándolos. Esto protege los datos en caso de robo de una copia de la base de datos. Con el cifrado de datos en reposo, los datos robados de la base de datos están protegidos contra su restauración en un servidor diferente sin la clave de cifrado. Todos los datos de los clientes almacenados en Dynamics 365 se cifran con claves de cifrado sólidas gestionadas por Microsoft de forma predeterminada. Microsoft almacena y gestiona la clave de cifrado de la base de datos de todos sus datos para que tu no tengas que hacerlo. Sin embargo, Dynamics 365 permite usar una clave de cifrado gestionada por el cliente (CMK) para que tengas un mayor control de la protección de datos y puedas autogestionar la clave de cifrado de la base de datos asociada a su entorno Microsoft Dataverse. Esto te permite rotar o intercambiar la clave de cifrado cuando sea necesario, y también te permite impedir el acceso de Microsoft a los datos de tus clientes cuando revocas la clave.
- Lockbox: Con Dynamics 365 Customer Lockbox, Microsoft proporciona una interfaz para que los clientes revisen y aprueben (o rechacen) las solicitudes de acceso a datos en las ocasiones en las que Microsoft necesita acceder a datos de clientes. Se utiliza en los casos en que un ingeniero de Microsoft necesita acceder a los datos del cliente, ya sea en respuesta a un ticket de soporte iniciado por el cliente o a un problema identificado por Microsoft.
¿Qué son los datos de inteligencia de conversación?
Los datos de inteligencia de conversación de ventas son el término general para cualquier resultado del procesamiento de llamadas telefónicas realizadas a través del marcador integrado de Teams dentro de Dynamics 365. Esto incluye archivos, como el archivo de grabación de audio o el archivo de transcripción, así como toda la información recopilada durante una llamada. Se incluye:
- Sentimiento
- Palabras clave rastreadas
- Preguntas formuladas
- Resumen de sugerencias
La migración permite tener un control granular sobre los datos
La migración también permite un control granular sobre los datos de inteligencia de conversación: las orgs pueden ahora permitir el acceso a tipos específicos de datos sólo para roles de seguridad específicos. Por ejemplo, el administrador puede asignar privilegios a la entidad «sentimiento» en Dataverse sólo para los directores de ventas. Este control granular también permite eliminar determinados tipos de datos y conservar otros. Por ejemplo, el administrador puede almacenar los datos de sentimiento durante sólo 1 mes, mientras que almacena la transcripción de la llamada durante 1 año, maximizando así la capacidad de almacenamiento de Dataverse.
La migración permite acceder a los datos a través de API
Tener inteligencia de conversación almacenada en Dataverse también permite a las organizaciones y aplicaciones de terceros consumir los datos según las necesidades de la organización. Por ejemplo, las organizaciones pueden crear cuadros de mando y visualizaciones personalizados basados en los datos. Además, el administrador puede permitir que aplicaciones de terceros accedan a los datos de inteligencia de conversación y proporcionen servicios ampliables basados en ellos.
Dos aspectos clave a tener en cuenta
- Espacio de almacenamiento en Dataverse: Asegúrate de tener suficiente espacio de almacenamiento en Dataverse para los datos existentes y los nuevos.
- Acceso a las nuevas entidades de Dataverse: Asegúrate que los roles de seguridad relevantes tengan privilegios de lectura y escritura para las nuevas entidades de Dataverse donde se almacenarán los datos.
Si no eligen excluirse, los datos de inteligencia de conversación de su organización se transferirán a Dataverse entre el 1 de febrero de 2024 y el 30 de marzo de 2024. Recibirán un correo electrónico con la confirmación de la migración exitosa de los datos. Después de la migración a Dataverse, todos los nuevos datos de inteligencia de conversación se guardarán en Dataverse también. 🚀
Preguntas frecuentes sobre la migración a Dataverse
Aquí tienes algunas respuestas a las preguntas que puedas tener sobre este proceso:
¿Qué ocurrirá con los datos guardados de mi organización?
Los datos se transferirán desde donde están almacenados actualmente (almacenamiento proporcionado por Microsoft) a la base de datos Dataverse de tu organización. Tras verificar la transferencia y la confirmación del cliente, los datos se eliminarán permanentemente de la ubicación de almacenamiento anterior (los datos no se eliminarán automáticamente de un almacenamiento blob de Azure). Ten en cuenta que los datos con más de 90 días de antigüedad no se migrarán.
¿Qué tipo de almacenamiento Dataverse se usa?
Conversation Intelligence utiliza 2 tipos de almacenamiento Dataverse: El almacenamiento de archivos se utilizará para almacenar los archivos de grabación y transcripción (a menos que se almacenen en el almacenamiento blob de Azure de su organización), mientras que el almacenamiento de DB se utilizará para almacenar los conocimientos de inteligencia de conversación.
¿Cuáles son las implicaciones previstas de trasladar los datos a Dataverse?
La migración de datos a tu Dataverse requerirá espacio de almacenamiento Dataverse libre. Puedes calcular el espacio de la siguiente forma:
Encuentra el número de llamadas actualmente almacenadas:
- Inicia sesión en la aplicación de inteligencia de conversación como administrador.
- Accede a la página Monitorización del sistema.
- Establece el filtro de tiempo en «Todo el tiempo».
- Anota el número total de llamadas.
Calcula el espacio de almacenamiento necesario:
- Almacenamiento de base de datos: Multiplica el número de llamadas por 160 KB.
- Almacenamiento de archivos: Multiplica el número de llamadas por 0,93 MB.
Por ejemplo: si tienes 20.000 llamadas y antes utilizabas el almacenamiento proporcionado por Microsoft, necesitarás 32 GB de almacenamiento de base de datos y 18,6 GB de almacenamiento de archivos para los datos migrados.
Nota: Las cifras anteriores se basan en la duración media de las llamadas y el número de consultas por llamada. Los tamaños reales pueden variar.
¿Quién tendrá acceso a los datos transferidos?
Los roles de seguridad predefinidos recibirán automáticamente privilegios para las nuevas entidades donde se almacenan los datos. Si tu organización utiliza funciones de seguridad personalizadas, asegúrate de asignarles los privilegios necesarios para las nuevas tablas de Dataverse, como se indica a continuación. Puede hacerlo antes de la migración de los datos.
Lista de nuevas entidades Dataverse:
- Conversation Action item
- Conversation Aggregated Insights
- Conversation Comment
- Conversation Participant Insights
- Conversation Participant Sentiment
- Conversation Question
- Conversation Segment Sentiment
- Conversation Sentiment
- Conversation Signal
- Conversation Subject
- Conversation Summary Suggestion
- Conversation System Tag
- Conversation Tag
- Ocrecording
- Recording
- SCI Conversation
- Sci Environment Settings
- Sci User Settings
- Transcript
¿Podrán los usuarios de la organización seguir utilizando la aplicación de inteligencia de conversación?
Una vez que los datos se migren a Dataverse, la aplicación de inteligencia de conversación dejará de funcionar. Los datos agregados de inteligencia de conversación estarán disponibles a través de un nuevo panel basado en Power BI.
¿Cómo puedo optar por no trasladar los datos existentes de mi organización a Dataverse?
Puedes optar por no trasladar los datos existentes enviando un correo electrónico a: CI-data-migration@microsoft.com antes del 31 de enero de 2024. Si optas por esta opción, los datos de tu organización guardados actualmente en el almacenamiento proporcionado por Microsoft se eliminarán de forma permanente el 1 de abril de 2024.
La información está basada en el blog sobre cloud de Microsoft: «Prepare your organization for conversation intelligence data migration into Dataverse» y una publicación en LinkedIn de Jonathan Manrique (Solutions and Innovation Lead en ENCAMINA & Dynamics 365 CRM Consultant).
