Acelera la transformación con Copilot para Microsoft 365

Forrester ha llevado a cabo el estudio Total Economic Impact™ de Microsoft Copilot para Microsoft 365. 

Los entrevistados y encuestados nos han explicado cómo Copilot para Microsoft 365 ha transformado sus organizaciones mejorando las ventas, el marketing, las experiencias de los clientes, las operaciones y la cultura empresarial. Los resultados del estudio dejan claro que, gracias a la IA, las organizaciones están logrando el éxito más rápido y esperan un crecimiento de los ingresos futuros.

En el informe puedes descubrir cómo la IA ayuda a:

• Aumentar los ingresos.
• Reducir los gastos de explotación.
• Reducir el tiempo de incorporación de nuevo personal.
• Mejorar la diversidad, la equidad y la inclusión (DEI).
• Facilitar un mejor equilibrio entre la vida profesional y personal.
• Contribuir al cumplimiento y la seguridad.

El impacto económico total proyectado™ de Microsoft Copilot para Microsoft 365

Ahorro de costes y beneficios empresariales que permite Copilot para Microsoft 365

Resumen ejecutivo

La IA generativa se considera una tecnología empresarial disruptiva al mismo nivel que la adopción de Internet. Microsoft Copilot para Microsoft 365 es una de las primeras soluciones de IA generativa de nivel empresarial. Los entrevistados de los primeros usuarios ya están consiguiendo ahorrar tiempo a los usuarios y avanzando hacia la transformación empresarial. Según las entrevistas y las respuestas de las encuestas, se espera que Copilot para Microsoft 365 transforme todos los aspectos de una empresa, incluida la salida al mercado, las operaciones y las personas y la cultura.

Copilot para Microsoft 365 es un asistente de IA generativa para los trabajadores que les ayuda a hacer un mejor uso de todas las soluciones de Microsoft 365. Los entrevistados de organizaciones que están utilizando Copilot para Microsoft 365 han observado tanto éxitos iniciales como un gran potencial futuro para abordar los retos. Los primeros éxitos incluyen la disminución de la sobrecarga de información y la fatiga de los trabajadores, la compresión de los plazos para la innovación y la gestión del panorama competitivo cada vez mayor de las empresas.

ESTADÍSTICAS CLAVE:

• Retorno de la inversión (ROI) previsto: del 112% al 457%.
• Valor actual neto proyectado (VAN): 19,1 millones de dólares a 77,4 millones de dólares

Los entrevistados y encuestados afirmaron que, antes de utilizar Copilot para Microsoft 365, sus organizaciones estaban inundadas de datos y herramientas, pero carecían de la capacidad para reunirlos todos y desbloquear el valor potencial. Los intentos anteriores de liberar el valor de sus datos y personas tuvieron un éxito limitado, lo que les dejó con empleados frustrados, innovación y agilidad rezagadas y costes excesivos. Todo ello contribuía al agotamiento de los empleados, la insatisfacción de los clientes y la disminución del rendimiento financiero. Tras la inversión en Copilot para Microsoft 365, los entrevistados y encuestados señalaron que sus organizaciones aprovecharon los datos internos, las personas, los materiales y los procesos para lograr la transformación empresarial en tres pilares: salida al mercado, operaciones y personas y cultura. En conjunto, estas transformaciones aumentaron los ingresos, redujeron los costes operativos internos y externos y mejoraron la experiencia de los empleados y la cultura de la empresa. Los beneficios de Copilot para Microsoft 365, tanto los ya obtenidos como los previstos, se muestran en la siguiente figura como parte de los tres pilares de transformación empresarial: comercialización, operaciones y personas y cultura. Además de los ejemplos de beneficios cuantificados, este TEI de New Tech también analiza los factores que contribuyen a los beneficios y cómo se espera que éstos se amplíen y evolucionen con el tiempo.

Incremento trienal de los ingresos netos debido al aumento de los ingresos y la disminución de los costes: 2,9% hasta 7,6%.

Beneficios previstos cuantificados

Copilot para Microsoft 365 se lanzó en noviembre de 2023, por lo que este estudio incluye beneficios cuantificados para cada uno de los pilares de transformación, así como un análisis de otros beneficios que aún no se han podido cuantificar. Los beneficios cuantificados a tres años, con valor actual (VP) ajustado al riesgo, para la organización incluyen:

• La transformación de la comercialización aumentó los ingresos totales hasta un 4%. La organización aumenta los ingresos al mejorar las tasas de éxito, reducir el tiempo de comercialización de nuevos productos y servicios y generar propuestas de ventas con mayor rapidez. Las mejoras en la satisfacción del cliente también contribuyen a aumentar el valor del ciclo de vida. Los beneficios aumentan con el tiempo, y el incremento total es proporcional a la transformación empresarial conseguida. El aumento de los ingresos netos, tras aplicar un margen neto del 7,8%, tiene un valor previsto de entre 7,5 y 35,6 millones de dólares en tres años.
• La transformación operativa redujo los gastos totales hasta un 0,7%. El aumento de la productividad de los trabajadores en muchas funciones y tareas contribuye en gran medida al ahorro de costes operativos de la organización. También hay eficiencias en la cadena de suministro que contribuyen al aumento del margen neto. Además, hay una reducción del gasto externo en contratistas de TI, así como otras licencias de IA generativa que se sustituyen por Copilot para Microsoft 365.
• En conjunto, esto reduce los gastos totales en una proyección de 27,6 a 56,7 millones de dólares en tres años. Desde una perspectiva de margen neto, estos ahorros de costes aumentan el margen neto desde el 7,8 % de referencia hasta un 8,45 %.
• La transformación de las personas y la organización redujo los tiempos de incorporación de nuevos empleados hasta en un 30 %. Copilot para Microsoft 365 mejora la satisfacción de los empleados al reducir las tareas repetitivas y de poco valor y hacer más accesible la información relevante. A largo plazo, esto debería contribuir a aumentar la retención de empleados para la organización. Uno de los primeros beneficios obtenidos por la organización es una incorporación más rápida de los nuevos empleados, lo que significa que crean valor para la empresa antes. Una incorporación más rápida también reduce el tiempo que los directivos dedican a la incorporación de sus nuevos subordinados directos. En conjunto, esto tiene un valor previsto de entre 946.000 y 2,1 millones de dólares en tres años.

Beneficios no cuantificados

Entre los beneficios que aportan valor a la organización, pero que no se han cuantificado para este estudio, se incluyen:

• Mejora de la diversidad, la equidad y la inclusión («diversity, equity, and inclusion» – DEI). Copilot para Microsoft 365 permite a los empleados incorporar en su trabajo aportaciones y ejemplos más diversos, lo que posibilita un lugar de trabajo más equitativo e inclusivo. Su trabajo también mejora la calidad de los productos para la organización y ayuda a contrarrestar algunos sesgos humanos.
• Mejor conciliación de la vida laboral y familiar. Gran parte del trabajo mundano y repetitivo realizado por los empleados de la organización puede ser redactado por Copilot para Microsoft 365, con lo que los usuarios solo dedican una fracción del tiempo a refinarlo. Esto no solo reduce la carga de trabajo, sino que disminuye la proporción de tiempo dedicado a tareas repetitivas y no creativas.
• Cumplimiento y seguridad. Con Copilot para Microsoft 365, la información confidencial de la organización permanecerá dentro de su inquilino empresarial en lugar de ser introducida por los empleados en herramientas públicas de IA generativa. Esto reduce significativamente el riesgo de que los datos de propiedad se hagan públicos por un mal manejo de los empleados que utilizan herramientas de IA generativa no aprobadas.

Costes

Los costes PV a tres años, ajustados al riesgo, para la organización incluyen:

• Costes de licencia. Para el análisis financiero, se aplica el coste de 30 $ por usuario y mes de Copilot para Microsoft 365 basado en el calendario de implantación de la organización. El coste total en tres años es de 5,7 millones de dólares.
• Costes de implantación. Los costes de implantación consisten en los esfuerzos técnicos y de gestión del cambio para la organización. El despliegue inicial requiere 10 empleados ETC (equivalentes a tiempo completo) en una serie de funciones. La gestión técnica y del cambio requiere seis ETC. También se recurre en gran medida a los servicios profesionales de los socios de Microsoft. El coste total a lo largo del estudio es de 5,5 millones de dólares.
• Formación y descubrimiento de empleados. La investigación de Forrester ha descubierto que la formación de los empleados es un componente crítico para crear productividad con IA generativa, y las organizaciones no deberían escatimar en esta inversión. Además de los costes de implementación, también hay que realizar un esfuerzo considerable para formar a los empleados sobre cómo utilizar Copilot para Microsoft 365, cómo crear indicaciones eficaces, cómo controlar y reconocer las alucinaciones de la IA (es decir, cuando se generan salidas imprecisas) y cómo reimaginar el trabajo. En el periodo inicial se dedican setenta y cinco días a crear y difundir contenidos de formación. La impartición corre a cargo de profesionales del aprendizaje y el desarrollo y de superusuarios de los distintos departamentos. El cálculo del coste también incluye el tiempo que los usuarios dedican a la formación y el descubrimiento, que puede considerarse como pérdida de productividad. Cuando se incorpora un usuario por primera vez, se invierten ocho horas, y dos horas cada año posterior. El coste total es de 5,7 millones de dólares.

Forrester modeló una gama de resultados previstos de impacto bajo, medio y alto basados en el riesgo evaluado y el alcance de la transformación empresarial conseguida. Este análisis financiero proyecta que la organización acumula el siguiente valor actual neto proyectado («projected net present value» – PNPV) ajustado al riesgo a tres años para cada escenario al habilitar Microsoft Copilot para Microsoft 365:

• Impacto alto proyectado de un PNPV de 77,4 millones de dólares y un PROI («Projected Return on Investment«) del 457%.
• Impacto medio proyectado de un PNPV de 47,7 millones de dólares y un PROI del 281%.
• Impacto bajo proyectado de un PNPV de 19,1 millones de dólares y un PROI del 112%.

Retos Clave

Forrester entrevistó a usuarios experimentados de Copilot para Microsoft 365 en sus organizaciones y responsables de la toma de decisiones de organizaciones que estaban considerando el uso de Copilot para Microsoft 365. Muchos responsables de la toma de decisiones y empleados están considerando cómo la IA generativa transformará su trabajo, su empresa y su sector. La investigación de Forrester descubrió que el 92% de los responsables de la toma de decisiones creen que la IA generativa ya está teniendo un gran impacto en su decisión de inversión. El gran interés y las expectativas en la IA generativa están impulsados en gran medida por el entorno actual en el que la información y los procesos están desarticulados y los empleados luchan por aprovechar los activos intelectuales de sus organizaciones para crear valor.

Los entrevistados y encuestados señalaron cómo sus organizaciones luchaban contra retos comunes, entre los que se incluyen los siguientes:

• Incapacidad para contratar a suficientes personas en algunas funciones críticas y empleados existentes que se sienten abrumados. Los entrevistados señalaron que contratar empleados y luego crear un entorno en el que puedan prosperar ha sido más difícil desde la pandemia de COVID-19 debido a que cada vez más personas trabajan a distancia. A menudo, los trabajadores tenían que asistir a dos reuniones y estaban abrumados con los correos electrónicos y otras formas de comunicación en línea. El responsable global del puesto de trabajo de TI en una organización dijo: «El equilibrio entre trabajo y vida personal es ahora un tema para todos, y es aún mayor en las nuevas generaciones. Tenemos que ser inteligentes con las herramientas que les damos para que puedan ahorrar tiempo. Creo que tecnologías como ésta nos permitirán ofrecer esto a todos nuestros trabajadores, independientemente de las funciones que desempeñen».
• Dificultad para iniciar el proceso creativo. Comúnmente conocido como el «problema de la página en blanco», los entrevistados señalaron que a sus empleados les resulta especialmente difícil iniciar el proceso creativo, ya sea escribiendo un correo electrónico, creando un documento o colaborando con sus compañeros. La naturaleza del trabajo distribuido y el acceso a información aislada son factores que influyen en esta situación. El responsable de una cuenta en una organización de servicios profesionales dijo: «Al principio solo estaba interesado en cómo Copilot para Microsoft 365 me ayudaría a realizar un seguimiento de mi trabajo a lo largo de las semanas y a mantenerme organizado. … Pero a medida que lo usaba más, me interesaba más cómo podría ayudarme a hacer lluvias de ideas y crear contenido, además de algunos de los otros casos de uso.»
• Explosión de las tecnologías de IA generativa. Los entrevistados afirmaron que cada vez había más herramientas de IA generativa en el mercado, tanto para consumidores como para empresas. Esto estaba creando una gran complejidad tanto para los usuarios finales como para las organizaciones de TI encargadas de evaluar qué herramientas utilizar y cuál era la mejor forma de utilizarlas. Los subproductos de este crecimiento explosivo incluían el aumento del gasto en múltiples tecnologías de IA generativa y los riesgos para la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa inherentes a hacer que la información de la empresa sea más fácil de encontrar. Además, las organizaciones de los entrevistados necesitaban controlar las inclinaciones de los empleados a traer su propia IA (BYOAI), lo que creaba riesgos para la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo. El responsable global de TI en el lugar de trabajo de un conglomerado de empresas afirmó: «Tenemos que estar al día. Queremos empezar ahora para poder aprovechar y comprender realmente todo lo relacionado con la IA generativa y cómo podemos utilizarla en nuestro negocio o en otras actividades que estemos desarrollando.»

Requisitos de la solución

Las organizaciones de los entrevistados buscaban una solución que pudiera

• Aumentar la productividad de los trabajadores del conocimiento.
• Mejorar el conocimiento, la satisfacción y el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados.
• Aumentar la creatividad en muchas actividades, como el desarrollo de productos y las formas de reducir el tiempo de comercialización.
• Crear eficiencias operativas en toda la organización.
• Mejorar el servicio y la satisfacción del cliente.
• Consolidar las herramientas y plataformas de IA para reducir costes y ayudar a la sobrecargada organización de TI.
• Lograr lo anterior de forma que se cumplan los requisitos de conformidad y privacidad.

Y esto se puede conseguir con una correcta implantación de Copilot.

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La información completa se encuentra en este informe de Forrester «New Technology: The Projected Total Economic Impact™ Of Microsoft Copilot For Microsoft 365«.

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