Curso intensivo de Copilot para Microsoft 365

Aprende todo lo que necesitas saber sobre la IA y cómo impulsar su valor con Microsoft Copilot para Microsoft 365.

• Consejos y trucos para triunfar con la IA: Aborda la transformación de la IA con confianza. Obtén consejos y trucos de expertos para usar Copilot y ayuda a todos a ampliar sus habilidades y centrarse en el trabajo más importante.
• El superpoder detrás de la IA eres tú: Aprende a sacar el máximo partido a Copilot con el poder real que hay detrás de la IA: tus empleados.
• ¿Qué pueden enseñarnos los primeros usuarios de Copilot sobre la IA generativa en el trabajo? Descubre cómo tus empleados pueden ahorrar tiempo y aumentar la productividad con Copilot.

Descripción de la IA generativa

En primer lugar, hablemos de la tecnología que representa el alma de Microsoft Copilot, la IA generativa.

¿Qué es la IA generativa y cómo funciona?

La IA generativa es un tipo de inteligencia artificial, o IA, que crea contenido original en respuesta a las indicaciones del usuario. Este contenido puede tomar muchas formas, como una respuesta a una pregunta, un resumen de una transcripción o un hilo de correo electrónico de una reunión, la organización de tablas de datos o previsiones y conocimientos sobre esos datos.

La IA generativa normalmente necesita entender y generar texto, y una de las formas más comunes de hacerlo es mediante lo que se denomina un modelo de lenguaje grande, o LLM. Los LLM se crean analizando grandes cantidades de datos de texto para identificar patrones de lenguaje complejos, reconocer el contexto y aprender cómo las palabras se relacionan entre sí para transmitir significado.

A continuación, utilizan ese análisis para generar texto en respuesta a las indicaciones mediante la predicción de la siguiente palabra más probable basándose en los detalles y el contexto de la indicación.

Por lo tanto, un LLM no solo te busca información. En realidad, puede aplicar su biblioteca de conocimientos para generar una nueva idea o sugerir una solución a un problema.

Esto también significa que la IA generativa funciona usando lenguaje natural. Así, cuando escribes una indicación, puedes simplemente hacer una pregunta como si estuvieras hablando con otra persona.

¿Qué es una indicación o prompt?

Las indicaciones («prompts» en inglés) son instrucciones o preguntas que utilizas para decirle a Copilot lo que quieres. Normalmente constan de hasta cuatro elementos: Objetivo: lo que quieres de Copilot.

Contexto: por qué tu solicitud es necesaria, quién más interviene.

Expectativas: ¿cómo debería responder Copilot, por ejemplo, en un tono formal o informal? Origen: información o ejemplos que quieres que utilice Copilot.

¿Dónde encaja Copilot?

Para utilizar la IA generativa, necesitas una aplicación que organice las interacciones entre la tecnología de IA y el usuario. La aplicación recupera la información pertinente del LLM y administra el acceso a los datos. También es donde introduces una indicación y donde la aplicación muestra la respuesta.

Esto es exactamente lo que hace Copilot.

Además, dado que el LLM de Copilot está conectado a Internet, así como los datos de trabajo a los que puede acceder un usuario individual, puede proporcionar respuestas más precisas, pertinentes y personalizadas a ese usuario.

Copilot también puede conectarse con otros modelos generativos o herramientas especializadas para crear más tipos de contenido además de texto, como imágenes, visualizaciones de datos o código informático.

Copilot y Copilot para Microsoft 365

Microsoft Copilot es un compañero de IA de uso diario que es gratuito para todos los clientes comerciales y consumidores de Microsoft. Al igual que todas las versiones de Copilot, puede responder a preguntas e indicaciones, crear contenido y razonar sobre los datos.

Además, si inicias sesión con Entra ID para usar Copilot for Work, tus datos empresariales estarán protegidos. No se guardan datos de indicaciones ni respuestas, Microsoft no tiene visibilidad de los datos de Copilot y tus datos no se utilizan para entrenar ningún modelo de IA generativa. Además, Copilot tiene acceso a los últimos datos en Internet, por lo que sus respuestas reflejarán la información actual.

Microsoft Copilot para Microsoft 365 va un paso más allá. Es un asistente basado en IA para el trabajo que potencia la productividad y la creatividad, y transforma los procesos de negocio. Integrado en las aplicaciones de Microsoft 365 que utilizas todos los días (como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams), Copilot combina la potencia de los últimos LLM con tu documento, presentación, correo electrónico, reuniones, chat y otros datos en Microsoft Graph e Internet.

Copilot para Microsoft 365 incluye todas las capacidades de Microsoft Copilot. Además, tiene la ventaja añadida de utilizar las políticas de Microsoft 365 existentes y solo puede usar los datos a los que cada usuario ya tiene acceso.

Copilot

• Capacidades fundamentales
• Base web
• Protección de datos comerciales

Copilot para Microsoft 365

• Capacidades fundamentales
• Base web
• Protección de datos comerciales
• Acceso mediante modelo de prioridades
• Copilot en Outlook, Word, Excel, PowerPoint y OneNote
• Copilot en Teams
• Protección de datos de nivel empresarial
• Personalización con Copilot Studio

¿Qué puede hacer Copilot para Microsoft 365?

Al combinar los eficaces LLM con el contenido de tu trabajo, tus datos y tu contexto, Copilot para Microsoft 365 puede ayudarte con algunos tipos de tareas, como organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico o resumir una reunión. A continuación, puedes hacer que te proporcione acciones recomendadas basadas en el debate de la reunión. Esto te dará más tiempo para las tareas complejas y ayudará a reducir la fatiga mental y la sensación de agotamiento o sobrecarga.

Organiza tu trabajo

Dado que hereda tus políticas de seguridad, privacidad, identidad y cumplimiento de Microsoft 365, tu instancia específica de Copilot tiene acceso a tu universo individual de datos, solo al tuyo, el de nadie más. Conoce la estructura de tu organización, los patrones de trabajo, los patrones de comunicación y los documentos en los que estás trabajando. Es como tener tu propio asistente personal.

Eso significa que puedes preguntar a Copilot cuál es el último avance de un proyecto determinado y agrupar su respuesta por correos electrónicos, chats y documentos.

Se trata de una forma increíblemente eficaz de estar al día.

También puedes pedir a Copilot que resuma los principales correos electrónicos de los últimos días relacionados con un proyecto específico. Si lo deseas, Copilot puede presentar la respuesta en una tabla, con columnas de temas, un resumen del contenido y cualquier acción y plazo donde se te mencione. También incluye enlaces a referencias para que puedas ir directamente al mensaje adecuado.

Supongamos que necesitas un resumen de una reunión reciente. Puedes pedir a Copilot que incluya una lista de asistentes, las decisiones clave y los elementos de acción, y que muestre los detalles importantes en negrita.

A continuación, puedes hacer que Copilot redacte un correo electrónico en función del resumen que acaba de generar. Por ejemplo, si la reunión dio lugar a la decisión de cambiar un plazo, pide a Copilot que lo incluya en el borrador. O si en el resumen se mencionó una nueva oportunidad, que la incluya también.

Quienes usen Copilot para mejorar lo que ya están haciendo, y no solo como un motor de búsqueda, serán los primeros en obtener valor.

Consejo profesional: Crea un hábito diario

El uso periódico de Copilot ayuda a los empleados a aprender rápidamente a obtener mejores respuestas y a aprovechar al máximo las capacidades de la IA en su rutina diaria.

Impulsa tu creatividad

También puedes utilizar Copilot para mejorar tu escritura. Después de pedir a Copilot que te resuma un hilo de correo electrónico largo, pídele que redacte una sugerencia de respuesta. A continuación, ajusta la respuesta según sea necesario para que sea exclusivamente tuya.

¿Estás atascado y no sabes cómo empezar una nueva presentación? Describe lo que quieres a Copilot o haz que use un esquema y te ayudará  a empezar. O podrías pedir a Copilot que te sugiriese etiquetas convincentes basadas en tus documentos de marketing y en el primer borrador.

También puedes utilizar Copilot para analizar y explorar datos, identificar tendencias ocultas, obtener nuevos conocimientos o crear poderosas visualizaciones.

A continuación, pídele sugerencias sobre cómo aumentar o reducir determinados resultados que encuentras en tus datos o que te busque temas comunes en una variedad de documentos de texto.

En Outlook

Los grandes consumidores pueden dedicar casi 9 horas a la semana a trabajar con el correo electrónico. Copilot puede reducir esa carga ayudando a redactar nuevos mensajes y respuestas, resumiendo conversaciones largas o encontrando información específica en un hilo concreto. Incluso puede traducir una respuesta por correo electrónico de un idioma a otro.

Si pides a Copilot que redacte una respuesta, no enviará nada en tu nombre para que puedas revisar primero todo lo que crea  (como debe ser). Copilot te lo recordará incluso si intentas enviar una respuesta que ha generado sin editarla primero.

Si no parece que el borrador lo hayas escrito tú, pide a Copilot que «suene como si fueras tú». Puesto que Copilot tiene acceso a los correos electrónicos que ya has enviado, puede ajustar la respuesta para que coincida con la forma en que escribes normalmente.

En Microsoft Teams

Cuando se debate mucho durante una reunión, o en un chat o hilo de mensaje, a veces puede ser difícil averiguar qué decisiones se han tomado. Copilot destaca en la clasificación de todo lo que dicen unos y otros para elegir ideas clave, ideas y acciones de modo que puedas centrarte en lo importante.

También puedes hacer que Copilot evalúe los pros y los contras de una nueva propuesta, que genere una lista de preguntas que plantear en la próxima reunión o en el próximo mensaje, que extraiga el orden del día de la reunión del historial de chat, que identifique a las personas correctas para las medidas necesarias y que programe fácilmente reuniones de seguimiento.

En Word

Al igual que con el correo electrónico o las reuniones, puedes hacer que Copilot analice un documento de Word para identificar conocimientos, desafíos y oportunidades clave, o buscar patrones temáticos en varios documentos.

Copilot también puede ayudar con la edición de documentos para que la redacción sea clara y profesional. O puedes intentar que Copilot genere una actualización completamente nueva para un archivo existente.

Por ejemplo, puedes hacer que Copilot cree información general de marketing para una campaña concreta. Podrías pedirle que generase un discurso de ventas de 50 palabras, con un eslogan pegadizo. O que explicase las ventajas de una de las tecnologías o productos patentados de tu empresa.

Consejo profesional: Piensa como un jefe

Saber cómo delegar tareas a Copilot es esencial. Para ello, es importante ser capaz de crear indicaciones claras y concisas con parámetros definidos, evaluar los resultados y decidir qué hacer a continuación con el contenido que Copilot genera.

Desarrolla el poder de Microsoft Graph

Como hemos señalado, Copilot para Microsoft 365 tiene todas las capacidades fundamentales de Copilot, al tiempo que hereda las políticas de seguridad, privacidad, identidad y cumplimiento de tu organización.

Pero lo que realmente hace que Copilot para Microsoft 365 destaque es Microsoft Graph.

Microsoft Graph conecta Copilot a todo tu universo de datos de trabajo y lo integra todo en las aplicaciones de Microsoft 365.

Es esa combinación de Microsoft Graph y las aplicaciones de Microsoft 365 donde radica el poder de Copilot para Microsoft 365.

Además, si ya eres cliente Microsoft 365, ya tienes tu Microsoft Graph. Eso significa que el tiempo para obtener valor con Copilot son semanas y no meses (por no hablar de años).

Microsoft Graph es extensible, por lo que puedes ampliarlo con datos de otros sistemas, como tu ERP, CRM u otros datos empresariales críticos con complementos personalizados o conexión a los últimos GPT de OpenAI.

Personaliza y amplía con Copilot Studio

A medida que tu organización se familiarice más con Copilot para Microsoft 365, usa Copilot Studio para liberar datos, información y conocimientos en tus líneas de negocio específicas. Así aprovecharás una de las mayores oportunidades de la IA generativa: optimizar los procesos de negocio.

Amplía tus capacidades con Copilot Studio conectando datos mediante complementos y GPT precompilados o personalizados.

O enlaza Copilot con cualquiera de los sistemas de registro de tu empresa, incluidas las líneas de negocio personalizadas, para crear y organizar una lógica sofisticada que sea esencial para crear flujos de trabajo.

Y tú lo administras todo, por lo que todo está controlado por tu equipo de TI.

Conéctate con Copilot Lab

Todos los usuarios de Copilot para Microsoft 365 tienen acceso a Copilot Lab, un recurso online diseñado para ayudar a todos a desarrollar nuevos hábitos y a sacar el máximo partido al trabajo con Copilot directamente dentro de las aplicaciones de Microsoft 365.

Con Copilot Lab puedes descubrir fácilmente indicaciones en el flujo de trabajo y aprender a convertir una indicación buena en una excelente.

También hemos aprendido de los primeros usuarios que Copilot tiene el mayor impacto cuando todos los equipos son capaces de conectar y crear comunidad en lugar de tener una sola persona que lo utilice por su cuenta. Copilot Lab es un espacio donde tú y tus compañeros de trabajo podéis guardar y compartir vuestras indicaciones favoritas e inspiraros mientras aprendéis a trabajar juntos de una forma nueva.

Descubre el valor con el panel de Copilot

Con la tecnología de Microsoft Viva, el panel de Copilot te ayuda a obtener todas las ventajas de Copilot para Microsoft 365 con soporte integral, desde la preparación hasta la adopción para la medición y el análisis de cómo tu personal utiliza Copilot.

Si estás en la fase de preparación, el panel te ayudará a comprender quién reúne los requisitos para Copilot y qué roles es posible que desees priorizar.

Si intentas promover la adopción, el panel te ayuda a entender tu progreso, para que puedas ver dónde es fuerte la dinámica y dónde debe reforzarse. Incluso puedes explorar en profundidad cómo las personas utilizan Copilot en varias aplicaciones, desde resúmenes de reuniones hasta creación de contenido.

Por último, el panel proporciona una medición cualitativa y cuantitativa del impacto de Copilot a lo largo del tiempo en todas las partes de tu organización. Úsalo para encuestar a los empleados y generar comentarios y, a continuación, compara tus resultados con referencias globales.

Obtén visibilidad de los patrones de trabajo cambiantes y analiza los comportamientos en flujos de trabajo clave, como la eficacia de las reuniones, la creación de contenido y el procesamiento de correo electrónico.

También puedes ver las diferencias entre los patrones de trabajo en función del rol (por ejemplo, gerentes frente a colaboradores individuales) e incluso entre los usuarios de Copilot y los que no lo son.

Impulsar la productividad, la creatividad y la cultura

La productividad genera valor En el centro de casi todas las propuestas de valor tecnológico está la métrica de la productividad. Es decir, el aumento de los resultados durante una cantidad fija de tiempo.

Sin duda, la productividad es un punto clave de las ventajas de usar Copilot, y es probable que hayas escuchado innumerables afirmaciones sobre cómo, gracias a la IA, será más fácil hacer todo  Las personas trabajan más rápido con Copilot:  tipo de tareas relacionadas con el trabajo.

Pero ¿son verdaderas estas afirmaciones? De acuerdo con la investigación que Microsoft ha realizado con Copilot hasta el momento, el ahorro de tiempo puede ser significativo.

Comparativa con Copilot versus sin Copilot

• Busca un 27 % más rápido: 17 min 54 s  versus 24 min 18 s
• Resume las reuniones cuatro veces más rápido: 11 min 13 s versus 42 min 34 s
• Escribe un primer borrador un 43 % más rápido: 8 min 12 s versus 13 min 48 s
• Realiza varias tareas un 29 % más rápido: 29 min 42 s versus 42 min 6 s 

La productividad también genera bienestar

Ayudar a tu gente a realizar tareas sencillas, repetitivas y de gran volumen puede ayudar a reducir su carga cognitiva general en el trabajo. Esto ayuda a aumentar la capacidad para concentrarse y mejora el bienestar al reducir el estrés.

Cómo Copilot hace que el trabajo sea más atractivo

La misma importancia que tiene la productividad para el valor empresarial, la tiene la experiencia del usuario cuando se está considerando una solución basada en IA. ¿A las personas les gusta realmente trabajar con IA? ¿Con qué clase de tareas les ayuda más? ¿Cuánto les ayuda? ¿Les resulta algo útil o es una herramienta sin la que no pueden vivir?

Veamos dos formas en que los usuarios de Copilot indican que hace que el trabajo sea más atractivo: mejorando la creatividad y aumentando el tiempo de concentración.

Más creatividad, mejor calidad

Microsoft encuestó a los usuarios de Copilot que participaron en el programa de acceso anticipado y el 68 % afirmaron que les ayudó a arrancar procesos creativos. Más de la mitad (el 57 %) afirmó que aumentó su creatividad.

Casi tres cuartas partes (el 72 %) afirmaron que les ayudó a generar ideas mientras escribían y más de dos tercios (el 68 %) afirmaron que mejoró la calidad de su trabajo.

Ventajas de Copilot registradas por los usuarios:

• Inicia rápidamente el proceso creativo.
• Aumentó su creatividad.
• Ayudó a generar ideas al escribir.
• Mejoró la calidad de su trabajo.

Mejorar el enfoque

En investigaciones de Microsoft se ha demostrado que casi 2 de cada 3 personas encuestadas (64 por ciento) afirmaron que les cuesta tener tiempo y energía suficientes para hacer su trabajo, y que tienen 3,5 veces más probabilidades de tener problemas con la innovación y el pensamiento estratégico.

Sus líderes lo han constatado, ya que al 60 % por ciento les preocupa la falta de innovación o de ideas revolucionaras en sus equipos.

Las investigaciones con usuarios de Copilot demuestran que puede tener un impacto directo en la reducción de la carga cognitiva y sus efectos.

• El 67  %  afirmó que ahorraron tiempo para poder concentrarse en trabajo más importante.
• El 64 % afirmó que les permite dedicar menos tiempo a procesar el correo electrónico.
• El 71  %  afirmó que ahorraron tiempo en tareas cotidianas.

Impacto de Copilot en la cultura

A medida que el impacto de las capacidades de Copilot se extiende por toda la organización, debería ser más ágil y decisivo a medida que pone a prueba nuevas ideas y aprende de sus interacciones con la IA y después se ajusta a lo que aprende.

Uno de los sorprendentes hallazgos del programa de acceso anticipado de Copilot es que a los directivos experimentados les ha resultado más fácil adaptarse al trabajo con Copilot en comparación con los que tienen menos experiencia. Los usuarios también descubrieron que lo más importante  era asignar tareas complejas y con matices a Copilot, en lugar de simplemente tareas triviales repetitivas.

Debido a la forma en que funciona la IA generativa, tener habilidades comunicativas claras es fundamental para obtener los mejores resultados. Ser conversacional, proporcionar contexto emocional y tratar a Copilot como partner intelectual no solo ayuda a generar resultados de calidad, sino que también puede ayudarte a comprender mejor lo que estás tratando de lograr.

Esto significa que tu organización debe invertir en ayudar a cada empleado a desarrollar habilidades de liderazgo y administración fundamentales.

Transformación, amplificación, optimización

Las investigaciones de Microsoft indican que hay cuatro desafíos que los líderes citan con más frecuencia como obstáculos al rendimiento: •  Empleados agotados o desmotivados.

• Cultura de trabajo ineficaz, que incluye reuniones interminables y límites poco claros entre el tiempo de trabajo y el personal.
• Directivos sobrecargados.
• Demasiadas tareas tediosas.

Copilot ayuda a abordar estos obstáculos de tres maneras: transformación, amplificación y optimización.

Transformación. Copilot permite hacer cambios transformadores ayudando a los directivos a ser más eficaces a la hora de capacitar a sus equipos, comunicarse eficazmente y establecer expectativas de rendimiento claras.

Amplificación. Se puede usar Copilot para ampliar las ventajas de las prácticas recomendadas, inspirando un liderazgo más comprometido, respaldando una cultura de inclusión y demostrando un enfoque en el bienestar de los empleados.

Optimization. Utiliza Copilot para aumentar o automatizar tareas y hacer que los procesos sean más eficientes, capacitando a los empleados para usar los datos como orientación en acciones y decisiones.

Piensa antes de implementar

Si esperas que la IA tenga un impacto de gran alcance en tu organización, y deberías, querrás considerar una serie de factores mucho antes de tomar cualquier decisión de compra. Eso probablemente signifique invertir más tiempo en esta fase del que se tiene para otras decisiones tecnológicas.

Sin embargo, debido al alto porcentaje de tus empleados que se beneficiarán de la IA y a lo diferente que es la naturaleza de la tecnología de IA, esta preparación adicional hace que valga la pena el esfuerzo.

Protección

Copilot para Microsoft 365 hereda tus políticas existentes de seguridad, privacidad, identidad y cumplimiento de Microsoft 365. Tus datos están lógicamente aislados y protegidos dentro de tu inquilino de Microsoft 365, por lo que siempre tienes el control. Quizá lo más importante es que Copilot para Microsoft 365 solo actúa en nombre de usuarios individuales, por lo que no puede acceder a ningún dato o información que esos usuarios no tengan permiso para usar o ver.

Copilot no cambia ningún compromiso de Microsoft en relación con la residencia o el tratamiento de los datos. Por ejemplo, cualquier cosa que haga Copilot cumple con los compromisos de Microsoft en cuanto al mantenimiento de los estándares de límites de datos del GDPR y de la UE. No se utilizan datos de Copilot para entrenar los LLM y Microsoft no tiene acceso a ellos.

Otras características de seguridad de Copilot para Microsoft 365 son:

• Compatibilidad con etiquetas de confidencialidad.
• Reconocimiento de las políticas de acceso condicional.
• Respeto por las herramientas empresariales que limitan la información.
• Compatibilidad con las consultas de eDiscovery y las políticas de retención que definas.
• Capacidad de generar registros de auditoría.

Gestión

La clave para proteger tu empresa y a tus empleados de los riesgos asociados a la IA es adoptar medidas de gestión adecuadas basadas en una rigurosa higiene de los datos.

Los ocho pasos siguientes proporcionan orientación para ayudarte a garantizar la correcta gestión de los datos de los inquilinos al usar Microsoft Copilot para Microsoft 365.

1. Nuevas áreas de trabajo: Capacita a los empleados para que aprovechen al máximo Copilot permitiéndoles crear nuevas áreas de trabajo y asegurándote de que todos tus datos están en tu inquilino de Microsoft 365.
2. Etiqueta los contenedores: El etiquetado de los contenedores garantiza que los datos no se exponen en exceso de forma predeterminada. Para ello, establece la configuración predeterminada de la etiqueta del contenedor con la opción «private/no guests» (privado/no invitados).
3. Coherencia estratificada: Deriva las etiquetas de archivo de las etiquetas de contenedor principales. Esta coherencia estratificada aumenta la seguridad en varios niveles.
4. Verifica las etiquetas: Confía en los empleados para que apliquen etiquetas de confidencialidad, pero verifícalo también comprobando el estándar de prevención de pérdida de datos (DLP) y usando el etiquetado automático y la cuarentena cuando sea necesario.
5. Formación de los empleados: Forma a los empleados para que gestionen y etiqueten los datos confidenciales con el objeto de aumentar la precisión del etiquetado.
6. Administración del ciclo de vida: Utiliza protocolos de administración del ciclo de vida sólidos que requieran que los contenedores estén certificados.
7. Limita el intercambio excesivo de información: Limita el intercambio excesivo de información en el origen habilitando enlaces de la empresa que se pueden compartir. Esto es mejor que obligar a las personas a añadir grandes grupos de acceso. El criterio es aún más restrictivo para los artículos confidenciales, que solo se deben «compartir con personas específicas» según la norma de «lo que se necesita saber».
8. Extracción de datos: Utiliza la extracción de Microsoft Graph Data Connect para capturar y notificar el exceso de datos compartidos después del hecho. Cuando los encuentres, pide a los empleados que lo solucionen.

Tu hoja de ruta de adopción

Esta hoja de ruta, basada en la información extraída del programa de acceso anticipado a Copilot para Microsoft 365, ofrece pasos útiles de alto nivel para convertirte rápidamente en una organización impulsada por la IA, acelerar el uso y la implicación, y realizar un seguimiento del progreso y el impacto de la implementación de Copilot.

Fase 1:  Preparar tu empresa para la IA

Paso 1:  Revisa la configuración de seguridad y de los datos.

Paso 2:  Asigna los puestos con un propósito.

• Consulta la pestaña Preparación del panel de Microsoft Copilot para saber qué empleados cumplen los requisitos técnicos, así como el número total de usuarios de Microsoft 365.
• Céntrate en objetivos empresariales y casos de uso específicos en los que Copilot tenga el mayor impacto.
• Implementa Copilot en equipos enteros en lugar de en pocas personas de varios equipos.

Paso 3: Crea un consejo de IA.

• Incluye representantes de TI y gestión de riesgos, un equipo de habilitación del cambio y un patrocinador ejecutivo.

Paso 4: Ayuda a las personas a desarrollar nuevos hábitos de trabajo.

• Mide las actitudes y el interés. Espera una mezcla de entusiasmo y escepticismo, y respeta ambas actitudes.
• Gestiona las expectativas. Ayuda a los usuarios a entender cuándo confiar en Copilot en lugar de en la experiencia humana.

Fase 2: Incorporar e implicar

Paso 5: Crea una comunidad de usuarios de Copilot.

• Crea un chat de grupo de Teams para tu consejo de IA.
• Usa Viva Engage para ofrecer a los empleados un lugar en el que puedan compartir consejos, hacer preguntas y votar las respuestas.
• Usa Microsoft Forms para recibir comentarios.

Paso 6: Identifica a los embajadores que liderarán el camino.

• Pide a tu consejo de IA que identifique a los usuarios avanzados.
• Recluta usuarios de Copilot implicados que comparten habitualmente consejos y comentarios.
• Pide a los responsables que designen un representante del equipo.
• Utiliza el panel de Copilot para medir el uso.

Paso 7: Convierte la formación continua en la norma.

La forma en que cada usuario personaliza su uso de Copilot cambiará drásticamente en los primeros 6 y 12 meses de uso, por lo que proporcionar formación continua es fundamental.

Fase 3:  Consigue resultados

Paso 8: Cuantifica el impacto con el Panel de Microsoft Copilot.

Paso 9: Reúnete periódicamente con el consejo de IA.

Paso 10: Celebra públicamente los éxitos.

Fase 4:  Ampliar y optimizar

Paso 11: Adapta Copilot a tu empresa con Copilot Studio.

• Conecta Copilot a más datos, como sistemas de registro internos.
• Conecta Copilot a tus datos y aplicaciones para ampliar los procesos, sistemas y flujos de trabajo empresariales.
• Permite que el equipo de TI controle y administre tus personalizaciones.

Paso 12: Con una licencia adicional de Copilot Studio, puedes crear tus propios copilotos personalizados.

Por ejemplo, puedes usarla para crear un asistente de IA que sirva a los clientes en tu sitio web, aplicaciones móviles o canales sociales.

Consejo profesional: Saca el máximo partido del tiempo recuperado.

Anima a los empleados a que se den cuenta del tiempo que ahorran con Copilot. Recuérdales que no se trata de hacer más, sino de hacer más cosas que aporten valor, tanto para las personas como para la organización.

Prácticas recomendadas

Cuatro consejos para líderes Capacita a los empleados para que aprovechen al máximo Copilot permitiéndoles crear nuevas áreas de trabajo y asegurándote de que todos tus datos están en tu inquilino de Microsoft 365.

Ser consciente de que los diferentes roles tienen diferentes problemas.

Los trabajadores recurren cada vez más a la IA para que les ayude a abordar los problemas específicos que harán avanzar su unidad o empresa, así como eliminar las tareas cotidianas que les traen de cabeza.

Los líderes deben entender y esperar que una parte de lo que los empleados quieren, y uno de los principales beneficios de la IA, es su capacidad para proporcionar soporte preciso y específico para abordar los problemas específicos del rol.

Entender los nuevos hábitos de trabajo que necesita desarrollar tu personal

Las nuevas tecnologías de trabajo requieren nuevos hábitos de trabajo. Cuando las organizaciones lanzan una nueva gran herramienta tecnológica, a menudo se produce un gran aumento del uso y, a continuación, una caída, ya que algunos trabajadores se frustran cuando no hace exactamente lo que esperaban.

Por ello es fundamental abordar los inevitables puntos de conflicto que varían entre los roles.

Centrarse en la resolución de problemas

Tal vez el mejor hábito de trabajo cuando se trata de la IA, independientemente de tu trabajo o rol, es reservar tiempo en tu agenda para centrarte en el uso de Copilot para resolver los desafíos cotidianos. Esto no solo crea hábito para usar la IA, sino que dedica tiempo a averiguar cómo puede ayudarte en un nivel estratégico, no solo para tareas específicas.

Reflexionar e iterar

Después de desplegar Copilot, dedica los primeros meses a averiguar qué funciona y qué no funciona. ¿Tus orígenes de datos son tan precisos como deben ser? ¿Hay alguna habilidad con la que los usuarios parezcan estar muy entusiasmados? ¿Hay alguna habilidad para la que desearían la ayuda de la IA? Prestar atención a estas primeras señales ayudará a las organizaciones a usar Copilot de forma estratégica.

Consejo profesional: Promueve los comentarios.

Anima a los empleados a que proporcionen comentarios cuando Copilot se lo pida. Esto continuará mejorando y perfeccionando su experiencia.

Cinco consejos para usuarios

Piensa que trabajar con Copilot es como mantener una conversación. Aunque Copilot es una tecnología extremadamente avanzada, lo irónico es que tú necesitas habilidades humanas sólidas para obtener los mejores resultados. La siguiente guía puede servirte de ayuda.

Empieza las indicaciones pensando en la finalidad.

Sé específico sobre el resultado que deseas. ¿Puntos de enumeración o un estudio? ¿Un correo electrónico o el comienzo de una lluvia de ideas? La IA generativa destaca en la imitación, así que da ejemplos de cómo te gustaría que se vieran los resultados en tus mensajes, como: «Escribe este correo electrónico de agradecimiento con un estilo informal y cercano». O «Escribe esto como un informe muy estructurado; está bien que los párrafos sean largos y complejos».

Proporciona contexto, define los parámetros.

Ofrece a Copilot detalles sobre lo que estás trabajando. Si te estás preparando para una reunión con un cliente o estás intentando escribir un discurso para todos, deja que Copilot sepa qué cliente es o cuál es tu objetivo. Con la búsqueda tradicional, el truco suele ser que haya menos palabras.

Con Copilot, ser más descriptivo te permite obtener mejores respuestas.

Adapta la entrega

Explica cómo quieres que Copilot entregue su respuesta. ¿A qué público va dirigido? ¿Qué tipo de tono? Es posible que también quieras explicar quién eres y qué intentas conseguir.

Por ejemplo, puedes pedir a Copilot que te explique algo como si fueras un programador principiante o un vicepresidente ocupado que solo quiere obtener los mejores aportes.

Sé educado y curioso

La educación cuando interactúas con la IA generativa marca la diferencia. Las indicaciones respetuosas y colaborativas marcan un tono para la respuesta de Copilot, porque la IA generativa refleja de forma natural el nivel de profesionalidad, claridad y detalle en las entradas que proporcionas.

No te canses de iterar

Tu primera indicación es solo un punto de partida. Trabajar con Copilot no es una calle de un solo sentido donde se da una orden y se obtiene una respuesta. Es un proceso dinámico e interactivo en el que tú y Copilot trabajáis juntos. Solo recuerda que tú tienes que mantener la conversación en marcha.

¿Quieres saber más sobre Microsoft Copilot? En DQS/ te asesoramos. ¿Por qué no nos preguntas cómo podemos ayudarte?

Información basada en el ebook oficial de Microsoft: «Curso intensivo de Copilot para Microsoft 365«.