El superpoder detrás de la IA eres tú

Microsoft ha publicado una guía sobre lo que Microsoft Copilot for Microsoft 365 te ayuda a hacer y lo que es irremediablemente humano.

El potencial transformador de la IA generativa

La forma en que trabajamos está cambiando rápidamente con la introducción de herramientas de IA generativa. Y el entusiasmo de la gente es sorprendente: en solo dos meses, ChatGPT alcanzó los 100 millones de usuarios. En comparación, la misma cantidad de personas tardó 16 años en utilizar teléfonos móviles, siete años en cuanto a Internet y cinco años en lo que respecta al uso de X (anteriormente Twitter).

Al igual que otras tecnologías transformadoras, la IA generativa no supone una innovación por el mero hecho de innovar. Se trata de una respuesta a una necesidad real que las personas experimentan en su vida laboral diaria. Piénsalo: los empleados hacen constantes malabarismos con las tareas, asisten a reuniones, administran bandejas de entrada de correo desbordadas y procesan una avalancha de información. No es de extrañar que muchos se sientan agotados.

De hecho, según una encuesta, el 64 % de los empleados afirman que no tienen suficiente tiempo o energía para hacer su trabajo de manera efectiva y el 70 % dicen que delegarían todo el trabajo posible a la IA si eso supusiera aligerar sus cargas de trabajo.

Pero esto plantea una paradoja. Aunque existe una necesidad apremiante de ayuda, a casi la mitad de las personas (49 %) les preocupa que la IA pueda quitarles el trabajo. Sin embargo, la realidad es que, cuando se pregunta a los líderes de empresas que es lo que más valoran de la IA en el lugar de trabajo, tienen el doble de probabilidades de decir: “aumentar la productividad de los empleados” que “reducir la plantilla”.

Aquí es donde realmente destaca la IA generativa como Microsoft Copilot for Microsoft 365. Ha llegado para ayudarte a ti, el piloto, a navegar por tu vida laboral de manera más eficiente. ¿Cómo? Ocupándose de esas tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, simplificando la comunicación e incluso ayudándote a realizar una sesión de lluvia de ideas. Copilot se llama así por algo. Tú eres el que ocupa el asiento del conductor: tú marcas las metas y los objetivos. Tú escribeslos prompts y lideras el camino. Y tú eliges qué contenido no necesita modificaciones y qué necesita tu ayuda.

Un primer vistazo a las primeras fases de uso de Copilot demuestra la diferencia que puede suponer: el 70 % de las personas afirman que son más productivas con Copilot y el 68 % dicen que mejora la calidad de su trabajo. Cuando se les encomendó una serie de tareas que realizar, las personas trabajaron un 29 % más rápido a la hora de buscar, escribir y resumir con Copilot que sin él.

Copilot no va a reemplazarte, sino que su misión es mejorar tus capacidades. La IA es simplemente tu copiloto de confianza, lo que hace que tu recorrido hacia el futuro del trabajo sea más fluido y productivo.

Comprensión de la dinámica humana y de la IA

La IA generativa destaca en determinadas tareas, pero necesita más experiencia humana para otras. Saber cómo trabajar con ella es un paso importante para obtener resultados útiles.

En qué aspectos destaca la IA

• Conexión de puntos: Las herramientas de IA buscan en todas partes para encontrar la combinación más sólida de información para lo que necesitas. Por ejemplo, Copilot analiza todo su universo de datos (correos electrónicos internos, reuniones, chats y documentos, así como la web) para establecer conexiones y ofrecer soluciones que podrían tardar horas en realizarse manualmente.
• Resumen de contenido: Piensa en toda la información y las tareas que llenan tu jornada laboral. La IA generativa puede ser tu aliada en este sentido. Destaca al tomar toda esa información y sintetizarla en resúmenes claros y concisos. Ya no tendrás que revisar largos correos electrónicos o notas de reuniones. Podrás obtener las conclusiones clave al instante.
• Primeros pasos al usar contenido nuevo: Tanto si estás escribiendo correos electrónicos, artículos, textos para redes sociales, informes o propuestas, la IA puede ayudarte. Puede generar texto coherente, estructurado y adaptado a tus necesidades con solo unas pocas indicaciones sencillas. Esto significa que tendrás más tiempo para poder concentrarte en la visión de conjunto, mientras la IA se encarga de lo básico.
• Analizar y visualizar datos: En el mundo actual impulsado por los datos, las capacidades de visualización y análisis de datos de la IA tienen un gran valor. Copilot puede procesar números, detectar tendencias y crear representaciones visuales convincentes de tus datos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también te ayuda a tomar decisiones basadas en datos con facilidad.

En qué aspectos necesita la IA más ayuda humana

• Creación de contenido altamente creativo o matizado: Cuando se trata de crear piezas con un tono emotivo, tomar decisiones éticas o lidiar con contenido políticamente sensible, la IA necesita más orientación por parte de la persona que la usa. Se trata de tareas que requieren una comprensión profunda del contexto, la cultura y las complejidades de las emociones humanas.
• Generación de experiencias especializadas: Si trabajas en un ámbito que implica que una experiencia especializada, como el diagnóstico médico, la investigación científica o la documentación legal, la IA puede ayudarte, pero es fundamental que exista supervisión humana. Estas áreas exigen un alto nivel de conocimientos y la IA funciona mejor cuando la guía un profesional experimentado.
• Uso del criterio personal: Una vez que hayas utilizado la IA para una tarea inicial, la dirección a seguir depende de ti. La IA puede plantear conocimientos, patrones y conexiones dentro del contenido, pero es necesario decidir qué hacer con esa información. ¿Es útil y vale la pena explorarlo más, o los datos están poco conectados y no te acercan a tus objetivos? De esta manera, la IA complementa tu creatividad y productividad y deja en tu mano la toma de decisiones y los siguientes pasos.

La IA es una herramienta increíble, pero no infalible. Es fundamental contar con un experto humano que revise y ajuste el contenido para tomar decisiones finales. Al final, se trata de combinar los puntos fuertes de la IA con la inteligencia humana para obtener los mejores resultados posibles.

La IA puede hacer que tu trabajo destaque, pero no sin ti

Para sacar el máximo partido de la IA, recuerda que el contexto lo es todo; la calidad de tu aportación afecta directamente a la calidad del resultado que se obtiene. Sigue estas pautas para ayudar a Copilot a comprender lo que necesitas.

• Elabora indicaciones precisas: Tus indicaciones son el volante en tu experiencia con la IA. Haz indicaciones claras, específicas y detalladas. Incluir detalles relevantes en las indicaciones supone una gran diferencia. Por ejemplo, al pedir a Copilot que redacte una propuesta de proyecto, al decir “Escribe una propuesta de proyecto para convencer a mi manager de que asigne recursos a una nueva iniciativa”, se obtendrá un resultado más idóneo que solo con decir “Escribe una propuesta de proyecto sobre una nueva iniciativa”.
• Recuerda buscar internamente: Copilot no solo extrae información de fuentes en línea, sino que también te permite buscar dentro de tu organización para generar resultados basados en material e información internos. Por ejemplo, “¿Cuál es la última información de Jill, organizado por correos electrónicos, chats y archivos?”
• Comprensión de la audiencia y el contexto: Las indicaciones deben reflejar no solo lo que necesitas, sino también a quién te estás dirigiendo y por qué. Utiliza tu conocimiento sobre la audiencia, el contexto y los objetivos empresariales al crear indicaciones. Por ejemplo, “Escribe un resumen del cliente para este producto que se dirija a madres trabajadoras en las grandes ciudades de España” te acercará mucho más a lo que estás buscando que al indicar solamente “Escribe un resumen del cliente para este producto”.
• Utiliza la revisión: Si el resultado inicial no es exactamente lo que esperabas, simplemente pide a Copilot revisiones específicas. Por ejemplo, “Añade un párrafo que capte el argumento de este documento” o “Vuelve a escribir la diapositiva para que sea más convincente”. Sigue revisando e iterando con Copilot hasta que estés satisfecho; los comentarios ayudarán a Copilot a aprender progresivamente y se irá adaptando a tus expectativas.
• Especifica la longitud: Tanto si necesitas un correo electrónico breve de un párrafo, como un borrador completo de un documento técnico, indica a Copilot la longitud que quieres que tenga. Esto ayuda a garantizar que el resultado sea acorde a tus requisitos.
• Sé educado: La IA trata de imitar, por lo que vale la pena proporcionar indicaciones en el mismo tono que quieres que tenga el resultado. Puede parecer una tontería, pero redactar una frase educada en la que añadas “por favor” ayuda a Copilot a comprender cuál es el tono idóneo. Y, si obtienes un resultado con el que estás satisfecho, decir “gracias” es un pequeño pero útil gesto con el que se enseña a Copilot que ha hecho un buen trabajo y fomenta la obtención de un resultado similar en el futuro.

Cómo usar Copilot

Una de las cosas más interesantes de Copilot es la impresionante variedad de tareas que puede realizar. Algunos ejemplos populares:

Acaba con el bloqueo del escritor

Genera una lista de posibles nombres para un nuevo producto, ideas para una presentación o un borrador de un documento técnico.

Aconséjame 10 nombres para una nueva marca de yogur que se comercializará para niños.

Evita la sobrecarga de información

Resume texto extenso en hilos de correo electrónico, chats y documentos.

Resume el chat grupal de hoy con Gabe, Elena y Raj, incluida cualquier acción que deba adoptar.

Personaliza el contenido del cliente

Obtén automáticamente información de los datos del cliente para personalizar contenido especialmente dirigido a él, como una propuesta.

Redacta una propuesta de ventas personalizada para mi clienta Juana Rojas de Woodgrove Bank.

Analiza datos fácilmente

Encuentra lo que buscas en una hoja de cálculo o analiza lo que significa un conjunto de datos de manera más amplia.

Resalta las tendencias y puntos de vista clave.

Descubre temas similares

Examina documentos concretos e identifica temas comunes entre ellos.

Identifica los temas comunes entre estos archivos: [enlaces de archivos].

Concéntrate en las reuniones

Concéntrate y participa en la conversación, no en tomar notas, pidiendo a Copilot que te resuma las reuniones.

¿Cuáles son los objetivos y los temas de la reunión? Formatea cada sección con un título en negrita, una lista con viñetas y nombres en negrita.

Plantea mejores preguntas

Genera una lista de preguntas interesantes para plantear sobre un nuevo proyecto o en una sesión de lluvia de ideas creativa.

¿Qué preguntas puede hacer el grupo para generar más ideas y conocimientos? Limita cada uno a entre 30 y 60 caracteres.

Obtén claridad

Reduce el ruido compilando mensajes de Microsoft Teams sobre un tema específico, con viñetas y todo.

Resume los mensajes de Teams de este mes sobre el cierre de proyectos antes de que finalice el año fiscal.

Puedes utilizar la IA para impulsar el proceso creativo para que nunca más empieces con una página en blanco.

Jared Spataro (Vicepresidente corporativo de Trabajo Moderno y Aplicaciones Empresariales, Microsoft)

Consejos para usar Copilot

CONSEJO 1: Experimenta y sé curioso

Uno de los principales puntos fuertes de Copilot es su adaptabilidad. Prueba a experimentar con lo que le pides o juega con diferentes estilos de indicaciones para ver dónde te llevan los resultados. Si no sabes cómo empezar, consulta Copilot Lab para obtener ideas e inspiración. Tanto si estás creando contenido, resumiendo información técnica compleja o simplemente haciendo una lluvia de ideas, la versatilidad de Copilot puede ser tu ingrediente secreto. Las distintas indicaciones ofrecen diferentes ángulos de enfoque, lo que te permite adaptar el contenido a tus necesidades precisas.

CONSEJO 2: Prueba diferentes puntos de vista

Tal vez estés desbordado con una marea de datos muy técnicos y lo único que realmente quieres es un resumen claro y directo. O puede que seas un experto en la materia que necesita información detallada y profunda. Copilot puede ayudarte en ambos casos y con todo lo demás. Pídele que genere resultados al estilo de un estudiante de secundaria para simplificar o canaliza la sabiduría de un profesor universitario para lograr esa inmersión profunda. Lo bueno de Copilot es que es como un camaleón, listo para cambiar y responder a tus necesidades concretas.

CONSEJO 3: Mantén activa la conversación

Cuando interactúas con Copilot, la experiencia puede ser conversacional, no con un formato estricto de preguntas y respuestas. Por ejemplo, si le pides que escriba una entrada de blog sobre los beneficios de la moda sostenible, podría responder “Te puedo echar una mano sin problemas. ¿Qué tipo de entrada de blog quieres que escriba?” Esto te da pie para añadir más detalles, como “Quiero que sea informativo, atractivo y convincente”. Aprovecha esta función para obtener contenido de mayor calidad y personalizado según tus objetivos.

CONSEJO 4: Comprende que la IA a menudo es “provechosamente incorrecta”

Es fundamental comprender que Copilot no se ha creado para rendir como un humano de forma independiente. Su misión es trabajar junto a ti y ofrecerte sugerencias que te sirvan como base de lanzamiento. A veces te dará ideas o sugerencias que no son perfectas y no pasa nada. Estas sugerencias “provechosamente incorrectas” pueden despertar tu creatividad y hacer fluir tu proceso de pensamiento. Se trata de dar ese primer paso y animarte a perfeccionar y mejorar aún más las ideas.

CONSEJO 5: Verifica siempre los hechos

Dado que Copilot extrae y compila información de una multitud de fuentes, a veces puede obtener datos equivocados. Como práctica recomendada, verifica cualquier resultado que genere, sobre todo cuando hayas pedido un tono concreto, para asegurarte de que estás utilizando información precisa. . Con esta capa adicional de diligencia, tu contenido será creíble y de confianza.

Cosas que los líderes empresariales deben tener en cuenta

Al igual que cualquier tecnología nueva, Copilot implica una curva de aprendizaje, pero las recompensas que ofrece merecen el esfuerzo. A continuación se indica cómo realizar la transición a Copilot de manera fluida y satisfactoria.

Resalta los beneficios del ahorro de tiempo

Muestra los innegables beneficios de Copilot a la hora de ahorrar tiempo a tus empleados. La versatilidad de Copilot puede transformar la forma en que trabaja tu equipo. Ya sea simplificando la creación de contenido, agilizando el análisis de datos o haciendo que la colaboración sea más eficiente, Copilot aporta a tus empleados más tiempo para concentrarse en las tareas que realmente importan. De hecho, el 77 % de los primeros usuarios de Copilot dicen que no quieren volver a trabajar sin él.

Proporciona apoyo al aprendizaje

Para facilitar la curva de aprendizaje de tus empleados, proporciónales recursos de soporte y formación, como Copilot Lab. Es una forma práctica de familiarizar a las personas con las capacidades de Copilot. Anima a tu equipo a experimentar, probar diferentes indicaciones y desarrollar gradualmente su confianza. Aprender con la práctica es a menudo la forma más eficaz de dominar una nueva habilidad.

Aborda las preocupaciones éticas

Es comprensible que a mucha gente le preocupe la ética de la IA. Es fundamental tranquilizar a tu equipo y explicarle que en el núcleo de Copilot se encuentra la IA responsable. Cuando hables sobre la implementación de Copilot dentro de tu organización, asegúrate de compartir los seis principios de Microsoft que dan prioridad a la acción humana en la IA:

• Equidad. Trabajo activo para reducir y eliminar sesgos.
• Inclusividad. Creación de marcos intencionalmente diversos y equitativos para ofrecer igualdad de autonomía.
• Fiabilidad y protección. Coherencia de diseño y entrega, evitando perjuicios.
• Privacidad y seguridad. Priorización de la protección de los datos y la información de los usuarios.
• Transparencia. Comunicación abierta de las iniciativas de mejora a los usuarios, garantizando que la IA sea comprensible.
• Responsabilidad. Propiedad del impacto de nuestra tecnología, orientando a los usuarios sobre cómo hacer lo mismo.

Al explicar que estos principios constituyen la base de Copilot, ayudarás a generar confianza y responsabilidad en su implementación. A su vez, esto ayudará a que tus empleados adopten la tecnología con tranquilidad.

Qué es lo que diferencia a Copilot

Copilot se ajusta a tu situación: A diferencia de otros modelos de IA generativa, Copilot se ajusta a tu situación en el trabajo: dentro de las aplicaciones que usas todos los días, como Outlook, Word, Excel y Teams. Esta combinación perfecta se ha diseñado para hacer que tu vida laboral sea naturalmente más productiva. No es necesario superar obstáculos ni cambiar de plataforma para utilizar Copilot. Está ahí, listo para ayudar, estés donde estés. Es como tener un compañero que conoce tu lugar de trabajo por dentro y por fuera.

Copilot se desarrolló con la tecnología GPT de OpenAI, con la que muchas personas ya están familiarizadas. Esto significa que algunos empleados no necesitarán empezar desde cero ni afrontar una curva de aprendizaje pronunciada. Y si son nuevos en el mundo de la IA, la interfaz fácil de usar de Copilot está diseñada para que les resulte sencilla y directa.

La seguridad es una prioridad máxima. Copilot está respaldado por seguridad de nivel empresarial. La información que se incluye en tus indicaciones, los datos que se obtienen con las indicaciones y las respuestas generadas permanecen dentro de los límites del servicio Microsoft 365, cumpliendo con los compromisos de cumplimiento, seguridad y privacidad de Microsoft.

¿Quieres saber más sobre las soluciones de inteligencia artificial generativa de Microsoft? En DQS/ te asesoramos. ¿Por qué no nos preguntas cómo podemos ayudarte?

Información basada en el ebook de Microsoft: «El superpoder detrás de la IA eres tú«.