Maximiza el impacto de la IA en el trabajo
6 aspectos esenciales para los líderes empresariales sobre como maximizar el impacto de la inteligencia artificial en el trabajo.
Se habla mucho de cómo las empresas están obteniendo resultados increíbles al utilizar la IA generativa para producir nuevos contenidos como publicaciones de blog, código e imágenes. Pero ¿cuál es la verdadera historia? Según una investigación reciente de Microsoft, las organizaciones realmente registran mejoras importantes en la productividad, la innovación y la satisfacción de los empleados cuando utilizan Microsoft Copilot para Microsoft 365, un asistente de IA generativa, en el flujo de trabajo.
Confía en los datos, no en los titulares
El 77 % de las personas que han probado Copilot para Microsoft 365 no quieren dejar de usarlo.
Esto lo cambia todo. Lo que sea 2.0. La próxima gran revolución.
Ya lo has oído antes. Nosotros también. Ese último avance tecnológico que va a transformar el mundo empresarial. Y lo hace, durante un tiempo, hasta que llega el siguiente. Así que, si te planeas afirmaciones sobre la IA con cierto escepticismo y sospecha, lo entendemos.
Esta información no analiza afirmaciones. Trata sobre los datos.
Datos llamativos que han sido aún más importantes de lo esperado. Es cierto: trabajar con IA aporta ventajas en cuanto a la productividad, pero los datos también demuestran el potencial de que tenga aún más impacto en otras áreas que son fundamentales para tu negocio, sobre todo para tu personal. El riesgo es que, dada la rapidez con la que se está desarrollando la IA, cuanto más tiempo esperes para entender e invertir en ese potencial, más difícil será aprovechar sus ventajas. Sin embargo, este contenido también trata de cómo actuar rápidamente y con la diligencia debida que necesitas para comprender las necesidades de tu negocio e identificar los casos de uso que impulsarán el ROI de la IA.
Cómo la IA mejora la productividad
En el núcleo de casi todas las soluciones tecnológicas se encuentra una idea sencilla: ayudar a las personas a realizar tareas más rápido. Las aplicaciones de procesamiento de texto te ayudan a crear documentos. Las aplicaciones de hojas de cálculo facilitan el trabajo con datos. Las aplicaciones de mensajería te ayudan a comunicarte.
Probablemente ya hayas oído que la IA va hacer que sea más sencillo realizar todo tipo de tareas relacionadas con el trabajo y la investigación que Microsoft ha realizado con Copilot para Microsoft 365 hasta ahora demuestra que el ahorro de tiempo puede ser importante.
Otro factor que hay que recordar sobre la productividad es que, al ayudar a las personas a realizar tareas como estas más rápido, también pueden reducir la carga cognitiva del gran volumen de tareas cortas. Esta reducción contribuye a aumentar la capacidad para concentrarse y a mejorar el bienestar al reducir el estrés. Ten en cuenta que, aunque estos son los principales beneficios que puedes esperar de la IA, deberías poder imaginar fácilmente cómo aplicarlos a muchas otras tareas. Además, solo los estamos abordamos en el nivel individual.
También se plantean beneficios globales en toda la organización que deben tenerse en cuenta. Y, en cualquier caso, la productividad es solo un aspecto a la hora de determinar si merece la pena invertir en IA.
Las personas trabajan más rápido con Copilot
- Búsquedas un 27 % más rápidas: 17 min y 54 s, frente a 24 min y 18 s
- Resumen de reuniones cuatro veces más rápido: 11 min 13 s, frente a 42 min 34 s
- Escritura de un primer borrador un 43 % más rápido: 8 min 12 s, frente a 12 m 48 s
- Varias tareas un 29 % más rápido: 29 min 42 s, frente a 42 min 6 s
Cómo la IA hace que el trabajo sea más atractivo
Otro aspecto fundamental que debe tenerse en cuenta acerca de cualquier solución tecnológica es lo que piensan tus empleados de ella. Porque una solución no puede aumentar la productividad de una persona si a esta no le gusta usarla.
Por lo tanto, aunque podamos medir si una solución ayuda a las personas a trabajar más rápido, es igual de importante tener una idea de cómo la experimentan esas personas. ¿Les gusta trabajar con esta solución? ¿De qué formas les resulta más útil? ¿Les resulta algo útil o es una herramienta sin la que no pueden vivir?
Impulsar la creatividad y la calidad
La tecnología de IA trata fundamentalmente de aumentar nuestras capacidades. Sea cual sea nuestro nivel de habilidades en este momento, la IA tiene como fin mejorarlo. Los líderes empresariales ya han reconocido una mayor necesidad de generar soluciones e innovaciones creativas. Esperamos que la IA intensifique esa necesidad y lo que indican los usuarios que trabajan con Copilot hasta ahora es que la inversión en IA podría tener un enorme impacto en esta área.
Mejorar la concentración y el bienestar
Otras dos áreas en las que la inversión en IA presenta el potencial de tener un impacto significativo están relacionadas con la transformación de la naturaleza del trabajo que las personas tienen que realizar y la reducción de la carga cognitiva a la que tienen hacer frente los trabajadores. Por supuesto, ambas también están relacionadas con la mejora del tiempo de concentración y la capacidad de las empresas de innovar.
El espacio cerebral es un bien valioso
¿De cuánta carga cognitiva estamos hablando? Alrededor de 250 correos electrónicos y 150 chats al día y tres veces más reuniones online que hace dos años. Así pues, no es de extrañar que la mayoría de las personas digan que dedican más tiempo a comunicarse y buscar información que a crear. O que el 68 por ciento de las personas afirmen que no dispone de tiempo suficiente para concentrarse sin interrupciones durante la jornada laboral.
En investigaciones anteriores de Microsoft se ha demostrado que casi 2 de cada 3 (64 por ciento) de las personas encuestadas afirmaron que les cuesta tener tiempo y energía para hacer su trabajo, y que tienen 3,5 veces más probabilidades de tener problemas con la innovación y el pensamiento estratégico. Sus líderes lo han constatado, ya que al 60 por ciento les preocupa la falta de innovación o de ideas revolucionaras en sus equipos.
Las ventajas como el ahorro de tiempo por lo general son positivas, pero los verdaderos beneficios residen en lo que las personas hacen con ese tiempo. Según nuestra investigación, el 53 por ciento de los usuarios que ahorran más de 30 minutos al día dedican ese tiempo extra para centrarse en el trabajo y solo el 7 por ciento afirma que lo dedica a tareas administrativas.
“Estamos observando un impacto importante en nuestras vidas diarias”.
Sarah Lewandowski (Líder global de Tecnología e Innovación, Bayer)
De las personas que trabajan con Copilot
- El 57 % afirmó que les ayudó a iniciar el proceso creativo.
- El 68 % afirmó que aumentó su creatividad.
- El 72 % afirmó que les ayudó a generar ideas mientras escribían.
- El 68 % afirmó que mejoró la calidad de su trabajo.
A [las personas] se les ocurren ideas más rápido… No las va a sustituir, sino que es algo que
James Thomas (Director global de Tecnología, Dentsu Creative)
pueden usar para mejorar sus ideas.
- El 77 % afirma que no quieren prescindir de ello.
- Hasta el 88 % afirma que preferirían tener acceso a Copilot antes que un almuerzo gratis.
De los empleados que trabajan con Copilot
- El 67 % afirmó que ahorraron tiempo para poder concentrarse en trabajo más importante.
- El 64 % afirmó que les permite dedicar menos tiempo a procesar el correo electrónico.
- El 71 % afirmó que ahorraron tiempo en tareas cotidianas.
De novedad a herramienta esencial
Sin duda, es importante saber lo que piensan tus empleados sobre una solución tecnológica y lo que les gusta de ella. Pero si te estás preguntando si tu inversión en IA merecerá la pena, hay otra forma de analizar esta parte de la cuenta de resultados.
Algunas de las conclusiones más llamativas de nuestra investigación no se obtuvieron al preguntar a las personas cómo era trabajar con Copilot, sino al plantearles cómo se sentían al trabajar sin ello.
Estas cifras, tan convincentes como los datos sobre productividad, creatividad y bienestar, demuestran que la mayoría de los usuarios no tardaron mucho en notar que Copilot era una herramienta absolutamente esencial para su éxito.
Tómate tu tiempo para avanzar rápido
Es fundamental que las empresas actúen con decisión e intención en su enfoque con respecto a la IA. Sin embargo, también tienen que ser disciplinadas en cuanto a la diligencia debida. Eso significa tener claros los problemas empresariales que quieren resolver con la IA.
Aunque no sean un manual integral, las siguientes preguntas pueden ayudarte a garantizar que tu inversión en IA sea una decisión informada y que no te ralentizará.
Marco de trabajo de diligencia debida
- ¿Qué objetivos quieres lograr al usar IA?
- ¿Qué desafíos empresariales esperas abordar?
- ¿Tus empleados ya están usando la IA?
- ¿Qué casos de uso te beneficiarían más?
- ¿Cuáles son tus capacidades y deficiencias actuales de IA?
- ¿Tus datos están configurados para sacar el máximo partido de las capacidades de la IA?
- ¿Cuentas ya con los controles de seguridad y privacidad necesarios?
- ¿Qué plan de despliegue y formación se necesitaría para ayudar a los empleados?
Pensar a lo grande, pero empezar con poco
Una estrategia habitual en estas situaciones es que las empresas ejecuten un programa piloto para una nueva solución con un número limitado de usuarios. Este grupo de prueba puede basarse en una función, o un equipo multifuncional, o sencillamente un grupo representativo en toda la empresa.
La investigación que ha realizado Microsoft hasta ahora indica que los programas piloto son una forma válida y valiosa de evaluar Copilot. Suponemos que realizarás tu propio análisis sobre la productividad del grupo de prueba, pero una cosa que creemos que es vital es obtener el máximo de comentarios directamente de tus empleados.
Una parte importante de los beneficios que estamos observando con la IA está relacionada con lo que sienten las personas acerca de su trabajo después de usarla. Por lo tanto, si no estás recopilando esos datos, solo verás parte del impacto de tu inversión.
Cómo dirigir Copilot
- Identificar a embajadores y usuarios expertos
- Usar las capacidades existentes
- Identificar los casos de uso
Más allá de la cuenta de resultados
Lo que la dirección necesita saber
El gran interés que está generando la IA ya ha tenido una gran influencia en el mundo laboral. El desafío ahora es que entiendas la magnitud de la inversión que es necesario realizar y cuándo, además de cómo ayudar a tus propios directivos a tomar las decisiones correctas para tu empresa.
Cuatro puntos que deben abordarse a la hora de presentar el caso de negocio de la IA.
- Coste frente a beneficio
- Transformación de procesos
- Contratación y retención de empleados
- Impulso de la innovación y la agilidad
Sopesar las ventajas frente a los costes
La investigación de Microsoft indica que el 22 por ciento de los usuarios de Copilot afirmó que ahorraron 30 minutos al día, por lo que los posibles ahorros de tiempo en toda la empresa son importantes. Aunque los datos disponibles no son definitivos, son convincentes y muestran claramente que la IA tiene importantes ventajas potenciales en cuanto al aumento de la productividad.
En cuanto a los costes, estos variarán, por lo que las empresas deben usar sus propios cálculos y sopesar dichas estimaciones de ahorro de tiempo según los datos disponibles.
Transformación de los procesos
Hemos tratado algunas de las formas de aplicación general que observamos con las que la IA cambia la forma en que trabajan las personas. El hecho de facilitar la búsqueda de información, resumir reuniones y administrar las comunicaciones puede desempeñar una función importante a la hora de reducir la deuda digital en muchas funciones y roles distintos.
Sin embargo, también debes tener en cuenta que ciertas funciones se beneficiarán de la IA de formas únicas. Por ejemplo, con nuestra investigación descubrimos que aproximadamente tres de cada cuatro personas que trabajan en ventas esperan que la IA les ayude más en la identificación de oportunidades y la unificación de los datos de marketing y ventas. En el sector de los servicios al cliente, alrededor de dos tercios espera que la IA ayude a dirigir los problemas de forma inteligente a los agentes idóneos y a detectar tendencias en las interacciones entre agentes y clientes. Los trabajadores del sector financiero observan que la IA les resulta de más ayuda al simplificar los informes y validar la calidad de los datos.
Contratación y retención de empleados
El uso de la IA para reducir la carga cognitiva de la deuda digital y capacitar a los empleados con más tiempo para concentrarse puede ser un factor clave de la satisfacción y la implicación de los empleados. La cantidad de usuarios de Copilot que no quieren vivir sin él nos lo confirma, pero hay otro factor que debes plantearte.
Casi un tercio (el 30 por ciento) de los usuarios afirmó que el acceso a Copilot influiría a la hora de elegir una empresa en la que trabajar. Esto demuestra que, aunque es importante determinar cuánto y cuándo invertir en IA, decidir en qué solución de IA invertir puede tener implicaciones estratégicas a largo plazo para tu negocio.
El 30 % de los usuarios de Copilot afirmó que influiría a la hora de elegir una empresa en la que trabajar.
Impulso de la innovación y la agilidad
Esta es una oportunidad importante para analizar con sinceridad el papel de la creatividad y la innovación en tu empresa, sobre todo lo importante que ha sido en el pasado y lo importante que crees que será en el futuro. Cuanto más dependa el futuro de tu empresa de las nuevas ideas, más podrá aprovechar tu inversión en IA los beneficios adicionales de la IA más allá de la productividad.
La IA evoluciona con tu negocio
Nunca hemos visto que una tecnología evolucione y mejore tan rápido como la IA (por citar un ejemplo, ChatGPT llegó a 100 millones de usuarios en solo tres meses). Esto es emocionante e intimidante, ya que el deseo de las empresas de ser pioneras en su uso, o el temor a perder una ventaja competitiva, se une a la preocupación de que la IA puede no ser suficientemente madura para justificar grandes niveles de capital.
La principal conclusión es que la IA es única en su capacidad de evolucionar y de que la entrenen las personas que la usan. En el caso de muchas empresas, creemos que esto indica que realizar inversiones en IA lo antes posible significa que soluciones como Copilot pueden ayudar a sus negocios a evolucionar y mejorar también.
Todo empieza con visión
Uno de los pilares más esenciales de posicionar a tu empresa para aprovechar los beneficios de la IA es crear y expresar claramente tu visión sobre la IA. A continuación, usa esa visión para ayudar a tus compañeros a comprender la importancia de esta oportunidad. Las
distintas partes interesadas tienen que ser capaces de ver lo que la IA puede hacer
por tu organización.
Tu futuro con la IA necesita una buena investigación, estrategia y toma de decisiones. Pero, en este momento, lo que más requiere es visión. Además de estos aspectos prácticos, céntrate en las tres áreas siguientes para inspirar a las partes interesadas:
- Comparte casos prácticos de éxito
- Encuentra demostraciones efectivas
- Identifica los casos prácticos que aporten más valor
Cuanto más puedas ayudar a tus compañeros a imaginar lo que podría hacerse realidad con la IA, más sólida será tu base para aprovechar su verdadero potencial.
Información basada el ebook de Microsoft «Maximiza el impacto de la IA en el trabajo«.
