La importancia de definir «personas» al implantar Microsoft Copilot
Hacer «personas» es un paso crucial para cualquier proyecto que implique el despliegue de una nueva tecnología y con Microsoft Copilot no es diferente.
Un «persona» en marketing
Un «persona» en marketing es una representación semi-ficticia de tu cliente ideal, basada en datos reales y algunas suposiciones educadas sobre demografía, comportamientos, motivaciones y metas. Los personas se crean mediante la investigación, encuestas y entrevistas con el público objetivo y clientes reales. Estos ayudan a las empresas a entender mejor a sus clientes y potenciales clientes, permitiéndoles personalizar su comunicación, productos, servicios y experiencias para satisfacer las necesidades específicas de diferentes segmentos de su audiencia. Al centrarse en las personas, las empresas pueden dirigir sus esfuerzos de marketing de manera más efectiva y aumentar la relevancia de sus mensajes, mejorando así la eficacia de sus estrategias de marketing.
Personas en Copilot
Un personaje es una representación ficticia de un usuario típico de su proyecto Microsoft Copilot. La creación de un personaje puede ayudarte a comprender las necesidades, los objetivos, las preferencias y los comportamientos de tu público objetivo. También puede ayudarte a diseñar una experiencia Copilot más personalizada y atractiva que se adapte al contexto y las expectativas de tu usuario.
Ventajas de las «personas» para el proyecto de implantación de Microsoft Copilot
Hacer personas es muy importante para tu proyecto de despliegue de Microsoft Copilot y las utilizarás en varias fases de tu proyecto.
En la fase de concepción, utilizarás las «personas» para comprender las necesidades, los objetivos, las preferencias y los comportamientos de tu público objetivo. En la fase de adopción, las «personas» te ayudarán a diseñar y ofrecer estrategias de formación y adopción personalizadas para los distintos tipos de usuarios, en función de tus objetivos, necesidades y preferencias con Microsoft Copilot. Por último, en la fase de medición del valor, las «personas» te ayudarán a definir y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) más importantes para los distintos tipos de usuarios, y a evaluar cómo contribuye Microsoft Copilot a su valor y resultados empresariales.
Ahora vamos a hablar de los distintos niveles de madurez de Microsoft Copilot Personas:
Definición
Este es el nivel base con una descripción detallada real o hipotética de un usuario final típico de Microsoft Copilot. «Personas» generalmente toman la forma de un documento escrito con una foto, nombre, profesión, desafíos, descripción de un día en la vida y otros detalles importantes.
Flujos de trabajo específicos de la función y el sector
En este nivel debes capturar los roles de tus «personas» y los flujos de trabajo específicos de la industria. Cada flujo de trabajo consiste en una serie de pasos o tareas que son realizadas por diferentes roles para lograr un objetivo o resultado específico. Tendrás que identificar el papel de cada «persona» en los distintos flujos de trabajo.
Copilot para casos de uso de Microsoft 365
Ahora en este nivel capturas casos de uso de cómo Copilot para Microsoft 365 puede ayudar a las «personas» en diferentes escenarios para mejorar su rendimiento y eficiencia en cada etapa de su rol y flujos de trabajo específicos de la industria.
Copilot para Microsoft 365 es una tecnología innovadora que se puede utilizar de diversas formas en función de la función y el sector del usuario. Pero creo que lo principal que tenemos que hacer con nuestros usuarios es presentarles esta nueva experiencia de usuario conversacional (Copilot UX) y, una vez que se acostumbren a ella, el resto será coser y cantar, puesto que ya están familiarizados con las aplicaciones de colaboración de Microsoft que llevan utilizando desde siempre.
Nota importante: Este es el nivel en el que se detienen la mayoría de las personas. Pero hay otros dos niveles de madurez que debemos tener en cuenta a la hora de crear «personas» para el proyecto de despliegue de Microsoft Copilot.
Casos de uso de copilotos específicos del rol
Este es un nivel muy importante a alcanzar aunque por ahora solo se esté desplegando Copilot para Microsoft 365. En este nivel se capturan casos de uso de cómo los Copilots específicos de rol podrían añadir valor para sus «personas» además de lo que Copilot para Microsoft 365 ya ofrece.
Copilot para Microsoft 365 es la capa fundamental de los otros Copilots específicos de función (por ejemplo, Copilot para ventas y Copilot para servicio). Por ejemplo, el personal de ventas podría beneficiarse del uso exclusivo de Copilot para Microsoft 365, pero esto podría ampliarse si también se habilitara Copilot para ventas para ellos, lo que aportaría un valor que Copilot para Microsoft 365 por sí solo no podría proporcionar.
Y para apoyar esta mentalidad Microsoft empezó a incluir Copilot para Microsoft 365 (como capa base) en algunas licencias de Copilot específicas para cada rol (Copilot para Ventas & Copilot para Servicio).
Casos de uso de Connected Workplace
La extensibilidad de Microsoft Copilot y la creación de sus propios Copilots son temas que todas las empresas están discutiendo en este momento, pero falta en la definición de «personas», y se debería de considerar esto al principio del viaje de despliegue.
A este nivel, se deben capturar escenarios de cómo puede utilizar la extensibilidad de los Copilots de primera parte (Copilot para Microsoft 365 y otros) o crear sus propios Copilots personalizados para permitir un lugar de trabajo moderno conectado verdaderamente futurista. Guiado por la visión de simplificar los complejos flujos de trabajo actuales de tus «personas», que implican no solo aplicaciones de Microsoft 365 sino también otras aplicaciones de línea de negocio, a flujos de trabajo fluidos que podrían gestionarse mediante esta nueva UX conversacional de Copilot utilizando solo lenguaje natural.
¿Por qué definir «personas» al desplegar Microsoft Copilot?
Las ventajas de crear Microsoft Copilot «personas» son evidentes en todo el ciclo de vida del proyecto, desde la concepción hasta la adopción, ofreciendo soluciones a medida para las distintas necesidades de los usuarios.
Los niveles de madurez aquí descritos, desde el nivel de definición básico hasta el nivel avanzado de casos de uso de Connected Workplace, proporcionan una hoja de ruta para la evolución de las «personas». Mientras que muchas personas se encuentran actualmente en el nivel de casos de uso de Copilot para Microsoft 365, el nivel de casos de uso de Copilots específicos para cada función y el nivel de casos de uso de Connected Workplace representan un potencial sin explotar para una mayor personalización y eficiencia.
La adopción de estos niveles de madurez avanzados garantiza que la experiencia de Copilot trascienda más allá de sus capacidades fundacionales, introduciendo a los usuarios en un lugar de trabajo moderno y conectado futurista impulsado por interacciones de lenguaje natural, agilizando en última instancia los flujos de trabajo complejos a través de Microsoft 365 y otras aplicaciones empresariales.
A medida que las empresas avanzan en el despliegue de Microsoft Copilot, un enfoque integral del desarrollo de personajes promete una integración perfecta de la tecnología y el diseño centrado en el usuario, dando paso a una nueva era de productividad y colaboración.
Este post está basado en la publicación en LinkedIn de Mahmoud Hassan (Empower enterprises to thrive with Microsoft Copilot & Modern Workplace AI solutions). La imagen del apartado «personas» es de «Personas: Are they the Answer for Visualizing Your User Research?«.
